Grundsätzlich sollten Kosten und Erlöse in dem Monat gebucht werden, in welchem sie anfallen. In der Praxis wird das unterjährig häufig nicht so realisiert, da der Arbeitsaufwand dafür eingespart werden soll.
Im Zusammenhang mit den Corona-Hilfe wird eine korrekte Buchung wichtig, denn die Hilfen werden für die einzelnen Monate gewährt und sind je nach Höhe der Erlöse ggf. deutlich niedriger oder höher.
Nachfolgend erläutere ich Ihnen, wie Sie die Wareneingangsbelege nutzen, um eine automatisch Abgrenzung zu erreichen.
Zunächst muss in den Basisdaten der Finanzbuchhaltung ein Konto für die Verrechnung dieser Buchungen eingetragen werden.
Öffnen Sie die Basisdaten und dort im Menü „Bearbeiten“ den Eintrag „Belegübernahme Warenwirtschaft“.
Tragen Sie hier ein Konto ein, welches ausschließlich für die Verrechnungen genutzt wird (1).
Zusätzlich können Sie die periodische Abgrenzung auch bereits hier aktivieren (2). Das kann aber auch erst bei der FIBU-Übernahme erfolgen.
Wenn Sie regelmäßig Kostenrechnungen in der Warenwirtschaft erfassen, dann ist es sinnvoll, Artikel und spezielle Kontenzuordnungen dafür anzulegen.
Öffnen Sie die Kontenzuordnungen und legen Sie dort (rechte Maustaste oder F3) eine neue Kontenzuordnung an:
Bearbeiten Sie dann die Eigenschaften der Kotenzuordnung (Mausklick mit rechts auf die Kontenzuordnung):
Legen Sie hier die WE-Arten fest, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden.
(Im Beispiel gibt es nur Rechnungen von deutschen Unternehmen.)
Übernehmen Sie diese Änderungen und bearbeiten Sie dann die verbleibende Zeile:
Die Kontenzuordnung sieht nun so aus:
Legen Sie nun passende Artikel. Ggf. ist es sinnvoll, eine spezielle Warengruppe für diese Artikel zu erstellen.
Erstellen Sie nun einen neuen Artikel.
Ordnen Sie die Kontenzuordnung zu:
Alternativ können Sie auch für den Artikel ein fixes Konto angeben:
Beachten Sie, dass die Lagerbuchungsoption eventuell deaktiviert werden sollte.
Nach diesen einmaligen Vorbereitungen kann der Eingangs- (Kosten-) Beleg erfasst werden.
Entscheidend für die spätere Verbuchung ist das Buchungsdatum in der Position. Dieses Feld ist POS_330_10. Sie finden es als Anzeigefeld auf der Position-Detailmaske:
Auf dieser Maske sehen Sie auch, dass als WE-Konto die Werbekosten geladen werden.
Zur Bearbeitung klicken Sie auf „Buchungsdatum“ und tragen das Datum ein.
So können Sie weitere Kostenpositionen im Beleg anlegen und jeweils das betreffende Datum eintragen.
Verbuchen Sie nun den Beleg in der Finanzbuchhaltung. Beachten Sie, dass die Option „Periodische Abgrenzung Wareneingang“ aktiv sein muss.
Bei der Übernahme werden nun die Kosten in die korrekten Monate gebucht, abgegrenzt und dann imm Monat der Rechnungsbuchung die Abgrenzung aufgelöst.
Das lässt sich auch auf den Konten nachvollziehen. Die Rechnung selbst wird gegen das angegebene Konto (oder verschiedene Konten) gebucht.
Auf dem Verrechnungskonto lässt sich erkennen, dass die Kosten in die jeweiligen Monate gebucht und wieder aufgelöst werden. Die Kosten werden damit sozusagen auf das richtige Datum verschoben.
Auf dem Kostenkonto „landet“ in jedem Monat der dort zugehörige Betrag:
