Im externen Belegeingang können unterschiedliche Belege mit verbundenen Daten (ZUGFeRD) eingelesen und mittels Unterstützung der Software weiter verarbeitet werden.
Die Vorgehensweise ist für BüroWARE hier erläutert:
https://wiki.softengine.de/30223/
Die Erläuterung für die WEBWARE finden Sie hier:
https://wiki.softengine.de/30432/
Zusätzlich lässt sich der externe Belegeingang auch nutzen, um eingescannte Belege oder Belege die zwar als PDF-Datei, jedoch ohne XML-Daten (also ohne die Möglichkeit einer automatischen Weiterverarbeitung) eingehen, zu bequem und einfach zu buchen.
Dazu fügen Sie die vorliegende PDF-Datei mit „Neu“ auf der ersten Karteikarte des Belegeingangs hinzu.
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Nun können Sie die Bearbeitung mit Doppelklick auf die Zeile der Tabelle öffnen.
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Hier vervollständigen Sie die Daten auf der Maske. Der Beleg wird Ihnen auf der rechten Bildschirmseite angezeigt (8).
(1) Hier wählen Sie das Personenkonto aus. Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Personenkonto in die Maske übernommen (7), können aber auch geändert werden.
Sie können ein Buchungsdatum und ein Belegdatum festlegen (2) sowie die Belegnummer (3) eintragen.
Sie entscheiden welche Belegart Sie erfassen/verbuchen wollen und tragen ebenso den Betrag ein (4).
Im Feld (8) legen Sie – wenn gewünscht – noch einen Buchungstext fest.
Drücken Sie im Feld Buchungstext „ENTER“, wird zur Erfassungstabelle gewechselt. Mit der Taste [F7] können Sie auch zwischen Maske und Tabelle wechseln.
Beim erstmaligen Wechsel in die Tabelle werden Ihnen alle Konten zur Auswahl angeboten, die bereits in Zusammenhang mit dem gewählten Personenkonto gebucht wurden.
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Diese Auswahl ermöglicht eine schnelle Entscheidung, welches Konto genutzt werden soll.
Sie können in der Tabelle auch direkt die Kontenauswahl mit [F5] öffnen oder nochmals den Vorschlag der Gegenkonten mit [Alt+F7] anzeigen lassen.
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Sie erfassen nun in der Tabelle die einzelnen Positionen des Beleges, jeweils mit passendem Konto, Betrag und ggf. Steuerschlüssel.
Ist der komplette Rechnungsbetrag verteilt, erscheint im unteren Bereich in grüner Schrift die Aussage „Buchungsfähig“.
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Nun führen Sie mit der Taste [F9] die Buchung aus.
Der Eintrag des Beleges in der Belegeingangsverwaltung „wandert“ nun von Registerkarte „Noch zu bearbeiten“ auf die Karte „Abgeschlossen“.
Die Buchung selbst ist in der Finanzbuchhaltung ersichtlich und kann dort auch im „Infosystem Buchung“ analysiert werden. Hier finden Sie auf Registerkarte 4 „ZUGFeRD“ die Anzeige der PDF-Datei.
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In den Revisionen 76946 wurde in diesem Zusammenhang die Bezeichnung der Karteikarte auf „PDF/ZUGFeRD-Beleg“ geändert.
In upgedateten Installationen ist eine Migration notwendig, um den geänderten Titel zu erhalten.
