Häufig besteht die Notwendigkeit, Buchungen aus anderen Softwarelösungen, zum Beispiel einer Lohabrechnungssoftware, zu importieren.
In den meisten Fällen sind die Softwarelösungen in der Lage Textdateien zu erzeugen, welche die Buchungen enthalten.
Eine Buchungsdatei könnte beispielsweise so aussehen:
Dabei werden die einzelnen Felder im Kopf (Header) aufgeführt.
Ab Rev. 78412 besteht nun die Möglichkeit, diese Dateien in die Finanzbuchhaltung zu importieren.
In der Buchungserfassung finden Sie im Menü „Tools“ unter „Buchungen übernehmen“ die Funktion „Importieren – Mehrere Buchungsvorgänge“.
 |
Starten Sie diese Funktion und wählen Sie im nächsten Schritt die zu importierende Datei aus.
 |
Mit der Taste [F5] erhalten Sie eine Auswahl. Starten Sie den Import nach Angabe bzw. Auswahl der Importdatei mit der Taste [F9] oder klicken Sie auf den gleichnamigen Button:
 |
Der Button „Erweiterte Einstellungen“ ermöglicht es, die Zeilen für den Import vorzugeben. Das wäre zum Beispiel notwendig, wenn es mehrere Headerzeilen gibt und die Daten erst in einer späteren Zeile anstatt 2 (das ist der Standard) beginnen.
 |
Im nächsten Schritt ordnen Sie Quell und Zielfelder zu, um Buchungen erstellen zu können.
 |
Als Quellfelder werden die in der Headerzeile enthaltenen Feldbezeichnungen vorgegeben.
 |
Nach Fertigstellen der Zuordnungen kann die Quelldatei importiert werden. Dafür klicken Sie auf des Quicktool „Ausführen“ oder Drücken [F9].
 |
Die Textzeilen werden nun analysiert und auf Buchungsfähigkeit geprüft.
Werden fehlerhafte Buchungen gefunden, so kann die Datei nicht importiert werden.
Sie werden dabei auf fehlerhafte Sätze hingewiesen.
 |
Treten Fehler auf, dann müssen entweder Änderungen/Ergänzungen in den Finanzbuchhaltung-Stammdaten oder der Importdatei vorgenommen erden. Im Beispiel fehlte ein Konto, welches nun angelegt wurde. Dann wurde der Import neu findet nun keine Fehler mehr.
 |
Beim Import sind noch folgende Regeln in Bezug auf die Steuer bzw. Steuerschlüssel zu beachten.
Beachten Sie:
- Grundsätzlich kann Umsatz-/Vorsteuer nur im Gegenkonto gebucht werden!
- Der Steuerschlüssel in den Stammdaten eines Kontos hat immer Priorität gegenüber einem importierten Steuerschlüssel.
Wenn in einer Importzeile kein Steuerschlüssel vorhanden ist und im Steuerschlüssel des Gegenkontos ebenfalls kein Steuerschlüssel eingetragen ist, dann erfolgt die Buchung ohne Steuerschlüssel.
(Fall 1 in Beispieldatei)
Wenn in einer Importzeile kein Steuerschlüssel vorhanden ist aber im Gegenkontos ein Steuerschlüssel zugeordnet wurde, dann wird der Steuerschlüssel des Gegenkontos verwendet.
(Fall 2 in Beispieldatei).
Wenn in einer Importzeile ein Steuerschlüssel vorhanden ist und im Gegenkontos ein Steuerschlüssel zugeordnet wurde, dann wird der Steuerschlüssel des Gegenkontos verwendet.
(Fall 3 in Beispieldatei).
Wenn in einer Importzeile ein Steuerschlüssel vorhanden ist und im Gegenkontos kein Steuerschlüssel zugeordnet wurde, dann wird der Steuerschlüssel der Importzeile verwendet.
(Fall 4 in Beispieldatei).
Sind alle Buchungszeilen korrekt (grün markiert), dann kann der Import gestartet werden. ([F9] oder Klick auf den Button „Import starten“).
 |
Die Buchungen werden nun angelegt:
 |
Im Video sehen Sie die Anwendung dieser Funktion in der SoftENGINE ERP-Oberfläche der WEBWARE: