Sind Warenwirtschaftsbelege bereits an die Finanzbuchhaltung übergeben, so lässt sich diese Buchung normalerweise nicht bearbeiten und auch der Beleg selbst in der Warenwirtschaft ist gesperrt.
Manchmal besteht die Notwendigkeit, einen oder mehrere Belege aus der Warenwirtschaft nochmals zu übergeben. Das könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Kontenangaben im Beleg geändert worden.
Die „manuelle“ Lösung würde normalerweise darin bestehen, eine ggf. bereits erfolgte Zahlung zu entfernen, danach die Belegbuchung selbst in der Finanzbuchhaltung zu löschen. Dann müsste man den „Gebucht-Vermerk“ im Beleg entfernen und danach könnte dieser neu übernommen werden.
Es gibt die Möglichkeit, bereits übernommene, ggf. bezahlte Wawi Belege nochmal zu übernehmen, ohne diese zuvor in der Fibu zu löschen. Dafür sollten Sie einen Versionsstand von mindestens 41021/Beta und 41021/Patch einsetzen.
Achtung: Diese Funktion steht nur Bedienern mit Administrator-Berechtigung zur Verfügung und sollte nur in Ausnahmefällen angewandt werden!
…so geht’s:
Im Übernahmedialog von Warenwirtschaftsbelegen kann unter Einstellungen das Flag „Bereits gebuchte Belege nochmals übernehmen“ aktiviert werden.
Seit den Versionen Versionen 5.57.106.28524 und 5.58.006.28693 gibt es zusätzlich das Flag „Zusatzbuchungen ebenfalls nochmals ausführen“. Das wird bspw. benötigt, wenn auch PayPal Zahlungen bei der Übernahme erneut gebucht werden sollen.
Achtung: Die Zusatzbuchungen werden neu erzeugt. Bestehende Buchungen müssen bei Nutzung dieser Funktion vorher manuell gelöscht werden!
Beachten Sie, dass zusätzlich folgende Zugriffsrechte aktiviert sein sollten:
[FIBUCH, Nr: 025 – Buchungssteuerung, Aus WAWI übernommene Buchungen in Fibu Ändern/Löschen]
[FI2100, Nr: 030 – Buchungserfassung, Bezahlte/Disponierte Buchungsvorgänge bearbeiten]
Das folgende Recht muss deaktiviert sein:
[FIBUCH, Nr: 022 – Buchungssteuerung, Beim Löschen von Belegbuchungen -> prüfen auf Zahlung]
Danach muss ein Prüflauf mit aktivierter Einstellung „Offener-Posten-Betrag anhand der Zahlungen neu ermitteln“ durchgeführt werden.
…das Vorgehen im Detail
Fall 1 – Buchung ist bereits übernommen, aber noch nicht bezahlt.
Das Konto im Beleg wurde nachträglich geändert.
Die Übernahme wird erneut ausgeführt. Das Kennzeichen „Bereits gebuchte Belege nochmals übernehmen“ ist dabei aktiviert.
Achtung – Wird der OP nochmals in die Fibu übergeben, wird die Buchung gelöscht und neu erstellt. D.h. bereits erhaltene Mahndaten werden auch zurückgesetzt. Deshalb muss bei der erneuten Übergabe auf die Selektion geachtet werden. Also unbedingt eine genaue Eingrenzung der zu übernehmenden Belege vornehmen.
Im Protokoll der Buchung wird auf die geänderte Buchung und die neue Buchungsnummer hingewiesen.
Die Buchung ist jetzt nur, mit geändertem Konto übergeben.
Fall 2 – Buchung ist bereits übernommen und bereits bezahlt.
Die Übernahme erfolgt in der gleichen Weise, wie im „Fall 1“.
Wichtig ist hier das Zugriffsrecht [FIBUCH, Nr: 022 – Buchungssteuerung, Beim Löschen von Belegbuchungen -> prüfen auf Zahlung], welches deaktiviert sein muss. Ist es das nicht, erschein folgende Fehlermeldung:
Bei korrekt deaktiviertem Zugriffsrecht wird die Buchung getauscht (im Beispiel wieder zurück auf Konto 8400).
Allerdings ist jetzt die Zahlung im OP nicht mehr korrekt (im Beispiel sind 119 Euro noch offen, obwohl bezahlt).
Daher muss unbedingt der Fibu-Prüflauf mit der Einstellung „Offener-Posten-Betrag anhand der Zahlungen neu ermitteln“ ausgeführt werden.
Danach ist der OP wieder korrekt ausgeglichen.