Mahnungen können par Mail oder als Ausdruck ausgegeben werden.
Für die Ausgabe per Mail ist dazu der PDFMAILER notwendig (www.gotomaxx.de).
Ihr SoftENGINE ERP ist bereits komplett für das Versenden der Mahnungen per Mail vorbereitet.
Sie können 2 Wege wählen:
- Übergabe alle Mahnungen an den PDFMAILER, wobei dieser entscheidet (z.B. in Abhängigkeit, ob eine Mailadresse vorhanden ist) ob gedruckt oder per Mail versandt wird.
- Einrichten des Mailversandes in der SoftENGINE ERP.
Die Variante 2 ist im Folgenden beschrieben.
Bei den Einstellungen in der Mahngruppe kann pro Mahnstufe eingestellt werden, ob die Mahnung per Mail versandt werden soll.
Ist diese Option aktiv, werden beim Erstellen der Mahnungen die Maildaten in die Mahnungen (Kopfdaten) aufgenommen.
Dabei ist wichtig, zu wissen wo die Quelle dieser Daten ist.
Die Mahnung wird an den dafür vorgesehenen Ansprechpartner adressiert. Dafür nutzt die Software den sogenannten Zuständigkeitsbereich. Dieser ist pro Mahngruppe einzustellen:
Beispielsweise könnte „Geschäftsführung“ als zuständig festgelegt werden.
Diese Zuständigkeiten finden Sie in den Ansprechpartnern wieder.
Hier wird der Zuständigkeitsbereich festgelegt und gleichzeitig festgelegt, ob der Ansprechpartner der Hauptansprechpartner dieses Bereiches ist.
Beim Erstellungen der Mahnungen wird nun nach dem Hauptansprechpartner für den gewählten Zuständigkeitsbereich gesucht und die betreffende Mailadresse eingetragen.
Gibt es keinen Hauptansprechpartner, wird der erste gefundene Ansprechpartner des Zuständigkeitsbereiches gewählt, gibt es diesen auch nicht, dann der erste Ansprechpartner.
Im Mahnvorschlag ist ersichtlich, welche Mahnungen per Mail versandt werden und welche für den Ausdruck vorgesehen sind.
Bei Ausgeben der Mahnungen ist dann der Drucker für Druck und der PDFMAILER für den Mailversand auszuwählen.
Im PDFMAILER sind dann automatisch bereits Mailtest, Empfänger und Betreff gefüllt.
Wenn die betreffende Option aktiv ist, werden auch die zugehörigen Rechnungsdokumente mit ausgegeben.
