Für die Verwaltung der laufenden Zeiterfassung und zur Übersicht über den aktuellen Personalstand, steht Ihnen die Administrationssicht der Zeiterfassung zur Verfügung.
In diesem Bereich sind ebenfalls die grundlegenden Einstellungen vorzunehmen. Sie finden Informationen dazu im WIKI Artikel Zeiterfassung grundlegende Arbeiten.
Die Administrations-Hauptübersicht ermöglichst zunächst einen aktuellen Überblick.
Folgende Informationen erhalten Sie hier:
- Mitarbeiter, die anwesend sind, also z.B. keinen Dienstgang und auch die Arbeit noch nicht beendet haben. Zusätzlich wird die Zeit des letzten Eintrages „Kommen“ angezeigt.
- Mitarbeiter die sich aktuell auf Dienstgang befinden und die Zeit, wann die Arbeitsstelle dafür verlassen wurde,
- Mitarbeiter, die sich im Zeitausgleich oder Urlaub befinden.
- Mitarbeiter die krank gemeldet sind.
- Mitarbeiter, die hätten stempeln müssen, aber nicht eingestempelt sind. Dadurch erhalten sie einen unklaren Anwesenheitsstatus.
- Korrekturanträge, die eingegangen sind und noch bearbeitet werden müssen.
- Urlaubsanträge die eingegangen sind und noch entschieden werden müssen.
Klicken auf einen Mitarbeitereintrag öffnet „Meine Zeitverwaltung“ für den betreffenden Mitarbeiter.
Klicken auf einen Mitarbeiter der sich in einer ganztägigen Aktivität befindet und nicht eingestempelt ist, führt zum Öffnen der Tagesplanung für den jeweiligen Mitarbeiter.
Sowie eine Änderung erfolgt, wird bei einem Karteiwechsel oder bei Klick auf „Aktualisieren“ [F6] die Ansicht aktualisiert.
So werden beispielsweise eingegangene Korrekturanträge in der Übersicht aufgeführt.
Dabei ist diese Darstellung nur eine Übersicht. Zur Bearbeitung der Anträge muss auf die Registerkarte „Zeitkorrekturanträge“ gewechselt werden.
Im rechten Bereich sieht man zum ausgewählten Mitarbeiter die gewünschten Korrekturen und den Zeitstempel zum betreffenden Tag. Im Beispiel ist ein automatischer Zeitstempel vorhanden – „Fehlzeit“. Dieser automatische Stempel wird vergeben, wenn an einem Arbeitstag kein Zeitstempel eingetragen ist.
Ebenfalls in diesem Beispiel lässt sich erkennen, dass der Mitarbeiter mit der Begründung „Zeiterfassung nicht erreichbar Korrekturstempel beantragt hat.
Mit Klick auf das „Zahnrad-Symbol“ am Ende jeder Zeile lässt sich der Eintrag bearbeiten.
Der Eintrag kann nun
- genehmigt werden, ggf. mit einem abweichenden Zeiteintrag
- abgelehnt werden mit einer Begründung (Auswahl oder manuelles Eintragen)
- zunächst mit einer Rückfrage ohne Entscheidung an den Mitarbeiter zurück gegeben werden. In diesem Falle wird eine PAN-Aufgabe für den Mitarbeiter erstellt.
Bei Korrekturen, die bearbeitet wurden, wird das „PLUS“ entfernt aber die Einträge sind noch sichtbar. Abgelehnte Einträge sind nicht mehr sichtbar.
Im Beispiel wurde „Arbeitsende“ abgelehnt, diese Zeile wird dadurch aus der Übersicht der Korrekturen entfernt.
Sind alle Einträge bearbeitet, werden keine Korrekturen mehr angezeigt.
Alle Korrekturen sind auf Mitarbeiterseite im Bereich „Meine Zeiterfassung“ weiter sichtbar. Dort kann bei vielen Einträgen auch einfach z.B. nach offen oder abgelehnt gefiltert werden.
Alle Einträge:
Nur Abgelehnte:
Ein Administrator kann auch selbständig einen Eintrag hinzufügen. Das erfolgt auf der Registerkarte „Zu prüfende Zeitkonten“:
Generell ist diese Registerkarte dafür vorgesehen, alle Mitarbeiter/Tage aufzulisten, bei denen Unklarheiten vorliegen.
Ist ein Tag nach den erfolgten Änderungen korrekt, wird dieser nicht mehr angezeigt. Im Beispiel fehlt nach der letzten Änderung der Eintrag vom 04.07.
Alle weiteren Tage, bei denen es Unklarheiten gibt, werden hier weiter angezeigt. Z.B. ist am 5.7. nur der Arbeitsbeginn, aber kein Ende gestempelt. 06./07. und 17.7. sind keine Eintragungen erfolgt, daher ebenfalls eine Fehlzeit.
Handelt es sich um ganztägige Abwesenheit, kann auch eine Eintragung in der Tagesplanung erfolgen. Im Beispiel werden zwei Krankheitstage nachgetragen.
Die Tageseintragungen wirken auch in der Zeiterfassung. (Die Eintragungen 6./7.7. sind entfernt).
