In Buchungsstapeln können Zeitraumeinstellungen vorgenommen werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Stapel und wählen Sie dann „Eigenschaften“.
In den Eigenschaften finden Sie im Menü „Bearbeiten“ den Punkt „Buchungszeitraum“.
Tragen Sie in der Maske den Zeitraum für den Stapel ein.
Nach dem Speichern finden Sie die Zeitraumangabe in den Eigenschaften und auch in der Stapelübersicht.
Es gibt mehrere Gründe für die Einstellung eines Buchungszeitraumes: sollte
FALL 1) Eingrenzung der Periodenerfassung
ZIEL: Fehlervermeidung
Sicherstellung, dass die erfassende Person nicht „aus Versehen“ in eine falsche Periode buchen kann.
BEISPIEL Reisekostenerfassung durch unausgebildete MA:
Dies wird z.B. für monatliche Erfassungen der Reisekosten durch die Sekretärin verwendet.
BEISPIEL manuelle Kassenerfassung (Handkasse / NICHT BW-Kasse):
Monatliche durchnummerierte Erfassung der Handkasse, die durch den Druck des Kassenbuches versiegelt wird
und dann nicht mehr änderbar ist.
In diese Fällen wird in dem Stapel sogar eine Monatseingrenzung vorgenommen.
Ist der Stapel auf 01.02.-28.02.2018 eingestellt und vertippt sich jemand im Datum z.B. mit 02.03.2018, kann nicht
weiter gebucht werden. Gleiches gilt natürlich für Stapel mit Jahreseingrenzung.
Der Cursor bleibt im Datumsfeld „stehen“.
ACHTUNG: Es gibt keine Fehlermeldung.
Das Verhalten muss also geschult/erklärt werden.
FALL 2) Wechsel im Buchungsjahr
ZIEL: Arbeitsvereinfachung
Buchen von Vorjahresbelegen ohne alle offenen Programmpunkte verlassen und einen kompletten
Zeitraumwechsel durchführen zu müssen.
Bei Starten des Stapels wird direkt der Zeitraum gewechselt.
BEISPIEL Eingangsrechnungen buchen:
Man hat einen Stapel Rechnungen vor sich liegen und 2 davon sind noch aus 2017.
Dann wechselt man „zack“ mittels des Stapels „Eingangsrechnungen 2017“ in das Jahr und bucht die eben runter.
Bei den Eingangsrechnungen kann das am Anfang des Jahres zwischendurch durchaus häufiger vorkommen.
BEISPIEL Bank buchen:
Gleiches könnte man im Bankstapel aktivieren, da oft erst im Januar des Folgejahres der Dezember zu
Ende gebucht wird, aber gerade da machen wir das nicht.
Die Zahlungsdaten werden ja in die Belege der Warenwirtschaft zurück geschrieben.
Damit das erfolgen kann, muss man im gleichen Jahr stehen.
Das geht dann effektiv nur, wenn man tatsächlich einen richtigen Wechsel des Zeitraumes durchführt.
Bei der Bank ist das ja im Grunde auch nur eine einmalige Sache.
BEISPIEL Warenwirtschaftsbelege übernehmen:
Zur Übernahme der Warenwirtschaftsbelege muss man in dem gleichen Jahr stehen. Hier muss also ebenfalls
ein Zeitraumwechsel für WAWI und FIBU durchgeführt werden.
BEISPIEL Saldovorträge übernehmen:
Diese werden zwar öfter im Jahr durchgeführt, laufen aber immer auf den 01.01. eines Jahres.
Dass man in 2018 steht und nochmal einen Saldovortrag für 2017 ausführen müsste, ist höchst unwahrscheinlich.
Da außerdem dann VOR dem Saldovortrag 2018 noch ein Prüflauf in 2017 durchgeführt werden müsste,
müsste der Zeitraumwechsel ohnehin vorgenommen werden.
Auch hier ist die Begrenzung also nicht zielführend.
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HINWEIS:
Stapel-Beschriftung
-> es bedarf keiner Eintragung von Jahreszahlen. Wenn, dann würde das nur in den Stapeln gemacht werden, in
denen eh ein Zeitraum eingetragen ist. Und da sieht man die Jahreszahl in den hinterlegten Zeitraumfeldern.
Die nicht zeitraum-gebundenen Stapel sind dann jahresübergreifend verwendbar und erhalten damit auch keine
Jahreszahl hinzugefügt.
EXKURS:
Ordnerstruktur (Baum links)
-> kann sinnvoll sein nach „Anwender“ also Bediener FIBU
Damit hat jeder Anwender jederzeit nur „seine“ Stapel im Blick. Könnte aber auch z.B. im Vertretungsfall in die
Stapel des anderen.
-> kann sinnvoll sein nach „Anwendung“ also Übernahmen, Manuell, Automatik
Übernahmen = WAWI-FIBU / BW-Kasse und Saldovorträge
Manuell = Banken, Kostenbelege, Allgemein
Automatik = Istversteuerungslauf / Kursdifferenzenlauf / Vorsteuerabgrenzungslauf
-> kann sinnvoll sein nach Jahreszahlen
Je Jahr ein Ordner, wenn man OHNE die Filtereinstellungen arbeiten will.
Die zeitraumgebundenen Stapel verbleiben dann in dem Ordner.
Die nicht gebundenen werden jedes Jahr per Drag & Drop in das nächste Jahr „gezogen“.
Bei dieser „Sortierung“ ist es dann nicht mehr nötig, mit Filtern im Buchungszeitraum zu arbeiten.