Abgeschlossene Zeiträume in der Finanzbuchhaltung können
- gesperrt,
- journalisiert oder
- versiegelt
werden. Welche Variante Sie wählen, hängt davon ab, was Sie mit diesem Vorgang erreichen wollen.
Hier zunächst der Überblick, was die einzelnen Begriffe/Vorgänge bedeuten
Buchungen journalisieren
Die Buchungen werden festgeschrieben und sind nicht mehr veränderbar.
In den betreffenden Perioden können aber noch weitere Buchungen hinzugefügt werden.
Das Journalisieren ist eine Voraussetzung, um beispielsweise steuerliche Auswertungen (z.B. die Erstellung der UVA) vorzunehmen.
Sie können die Versiegelung für alle Stapel ausführen, indem Sie in der Stapelübersicht das Tool „Alle Stapel verarbeiten/journalisieren“ starten.
Damit können in einem Lauf alle Stapel journalisiert werden.
Alternativ können Sie einen einzelnen Stapel öffnen und dort im Menü „Tools“ die Verarbeitung des aktuellen Stapels starten.
Nach dem erneuten Verarbeiten erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung.
Im Druckspooler finden Sie die gedruckten Journale.
Es können alle Buchungen inkl. die Buchungen der 13. und 14. Periode journalisiert werden.
Zeitraum sperren
Sie können einen Zeitraum festlegen, bis zu dem keine Buchungen mehr möglich sind.
Dieses Sperren verhindert, dass Buchungen in den gesperrten Perioden hinzugefügt oder (falls nicht journalisiert) geändert werden können.
Diese Sperre kann manuell gesetzt oder auch entfernt/geändert werden, insofern die entsprechende Berechtigung vorliegt.
Diese Berechtigung kann für die einzelnen Bediener in den Zugriffsrechten gesetzt werden (Designberechtigung und -kenntnisse vorausgesetzt).
Hier finden Sie auch weitere Zugriffsrechte, die die Wirkung der Buchungssperre beeinflussen.
Die Buchungssperre selbst können Sie in den Basisdaten der Finanzbuchhaltung ➜ Bearbeiten ➜ Grundeinstellungen festlegen.
Die Wirkung ist dann so, dass Sie das Feld „Buchungsdatum“ nicht verlassen können, wenn ein gesperrtes Datum eingetragen ist.
Die Sperre kann auch automatisch gesetzt werden, beispielsweise wenn die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt wird.
Das legen Sie in den Grundeinstellungen des Steuercenters fest.
Periode versiegeln
Im Gegensatz zur Einstellung „Periode sperren“, ist beim „Versiegeln“ standardmäßig keine Möglichkeit gegeben, die Periode wieder frei zu geben.
Achtung: Die Versiegelung erfolgt nur für die Perioden 01-12. Die 13. und 14. Periode bleibt immer offen, da dort noch Korrekturen (z.B. die Bilanzbuchungen des Steuerberaters) erfasst werden sollen.
Zur Versiegelung gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie in das Jahr, in dem Sie Perioden versiegeln wollen.
Wechseln Sie dort auf die Registerkarte „Tools/Spezial“ und wählen Sie den Ast „Perioden versiegeln“ aus.
Wählen Sie in der folgenden Abfrage den Zeitraum aus, bis zu dem alle Perioden versiegelt werden.
Achtung, nicht der Zeitraum selbst sondern alle Perioden vor dem gewählten Zeitraum inkl. des gewählten Zeitraumes selbst werden versiegelt.
Vor dem endgültigen Versiegeln erfolgen noch Sicherheitsabfragen:
Die Versiegelung ist nur dann möglich, wenn die Buchungen im zu versiegelnden Zeitraum journalisiert sind.
Ohne Journalisierung wird die Versiegelung abgebrochen.
Nach erfolgter Versiegelung erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Ab jetzt kann in den versiegelten Perioden nicht mehr gebucht werden.
Eine Buchung mit einem Datum innerhalb der versiegelten Zeiträume ist nun nur noch in der 13. oder 14. Periode möglich.
Das Bearbeiten von Buchungen wird ebenfalls mit einer entsprechenden Hinweismeldung verhindert.
