Verfügbar ab BETA: 54525, weitere Korrekturen ab BETA 54576
Dieses Modul ermöglicht die Erstellung einer Verfahrensdokumentation direkt innerhalb Ihrer ERP-Software.
Für allgemeine Hinweise zur Verfahrensdokumentation nutzen Sie bitte den WIKI-Artikel „Allgemeine Hinweise zur Verfahrensdokumentation„.
Ihnen stehen grundsätzliche zwei Bereiche zur Verfügung:
- Der direkte Aufruf der Verfahrensdokumentation mit Baumstruktur und Übersicht über alle Dokumente/Beschreibungen.
- Die Zuordnung der relevanten Dokumente zu den konkreten Masken und Tabellen.
Um mit dem Modul zu starten, sollten Sie sich zunächst eine sinnvolle Struktur erarbeiten und diese im Modul Verfahrensdokumentation anlegen.
Sie finden die Verfahrensdokumentation im Menü „Extras“.
Eine Struktur anlegen
Sie erhalten eine Struktur der Dokumentation (Baum) und alle Dokumente. Beim ersten Start werden natürlich noch keine Dokumente enthalten sein, diese müssen Sie erst noch anlegen.
Wenn Ihnen die Struktur klar ist, erfassen Sie diese als (Dokumentations-) „Kategorien“ über das Menü „Extras“.
Sie erhalten eine Tabelle mit allen Kategorien und legen mit [F3], über das Menü „Allgemein“ oder das zugehörige Quicktool eine neue Kategorie an.
Sie legen hier einen Namen, eine Sortierung, ggf. ein Icon und auch eine Zuordnung zu einer übergeordneten Kategorie fest.
Im Beispiel soll es sich um eine Unterkategorie zu „WAWI“ handeln.
Sie können so die Baumstruktur nach Ihren Vorgaben erstellen.
Achtung: Nicht zu detaillierte Zweige erstellen, sonst wird es später beim Zuordnen zu aufwendig.
Tip zur Sortierung:
Wählen Sie größere Schritte, so dass Sie später noch weitere Kategorien dazwischen einordnen können.
Freie Dokumente anlegen
Sie können Dokumente anlegen, die lediglich zu eine Kategorie zugeordnet sind. Das könnten beispielsweise allgemeine Hinweise sein.
Dokumente lassen sich über das Menü „Allgemein – Neu“ oder [F3] anlegen.
Sie werden aufgefordert, zunächst eine Bezeichnung und eine Kategorie festzulegen. Mit der Taste [F9] wird das Dokument angelegt.
Der Maskenindex ermöglicht eine Zuordnung zu einer Maske. Wenn Sie diese wünschen, sollten Sie das Dokument über einen anderen Weg erstellen.
Nun können Sie das Textfenster mit dem gewünschten Inhalt füllen:
Um Änderungen am Titel oder der Kategoriezuordnung vorzunehmen, klicken Sie auf den Infotext im unteren Bereich der Maske.
Ist das Fenster zu klein, maximieren Sie es.
Sie können Bilder und Links einfügen.
Nach dem Speichern wird das Dokument in der jeweiligen Kategorie angezeigt.
Verknüpfte Dokumente anlegen
In der Praxis scheitern Dokumentationspflichten oftmals daran, dass die Erstellung der Dokumentation von der eigentlichen Anwendung/dem eigentlich Vorgang getrennt erfolgen muss. Mit dem Modul „Verfahrensdokumentation“ erstellen Sie die Dokumente direkt im Arbeitsablauf.
Mit der Taste [F1] erhalten Sie nicht mehr direkt die Hilfefunktion sondern ein Menü, in welchem auch die Verfahrensdokumentation aufgeführt ist.
Es werden jetzt nur die Dokumente angezeigt, welche der Maske zugeordnet sind.
Sie können an dieser Stelle neue Kategorien anlegen (falls noch nicht vorhanden) oder auch ein neues Dokument erstellen.
Mit der Taste [F3] oder über das Menü „Allgemein“ und „Neu“ erstellen Sie das Dokument.
Der Maskenindex ist automatisch gefüllt. Das Dokument wird also direkt der Maske zugeordnet.
Erfassen Sie an dieser Stelle wieder den Inhalt und speichern Sie das Dokument.
Der Anwender (oder auch der Prüfer) erhält auf diesem Weg immer alle zum jeweiligen Bereich zugehörigen Informationen. Dabei ist eine Aufteilung in kleinere Einheiten mit aussagefähiger Überschrift wahrscheinlich sinnvoller als sehr umfangreiche Dokumente.
In den Dokumenten kann dann direkt nach einem Begriff gesucht werden.
Mit dieser Verfahrensweise wird die Erstellung der Dokumente einfacher, die Anwender erhalten die nötigen Informationen sozusagen „just in time“ und die Prüfungsvoraussetzungen werden ebenfalls erfüllt.