In der BETA-Version stehen ab Revision 62297 neue Tools zur Abstimmung zur Verfügung.
Dieser WIKI-Artikel enthält sowohl die allgemeine Beschreibung zur Abstimmung von Buchungen, wie auch die Erläuterung der Neuigkeiten.
Wenn Sie bereits mit der grundlegenden Funktionalität vertraut sind, können Sie hier direkt zu den neuen Funktionen springen.
Was kann die Abstimmung und wie wird sie angewandt?
Der Kontoauszug in WEBWARE und BüroWARE bietet die Möglichkeit Buchungen abzustimmen. Damit lassen sich vor allem bei Transferkonten die Buchungen ausblenden, welche sich gegenseitig aufheben, also einen Saldo „Null“ ergeben.
Das Standardvorgehen dabei ist folgendermaßen:
Im Kontoauszug eines typischen Verrechnungs- oder Transferkontos erkennen Sie Buchungen, die sich gegenseitig aufheben:
Noch deutlicher wird das, wenn Sie den Laufsaldo ermitteln lassen:
Der Laufsaldo wird immer wieder „Null“ ergeben:
Bei der Suche nach Buchungsfehler sind nur Buchungen zu betrachten, die sich nicht gegenseitig aufheben. Daher lassen sich zwei oder mehrere Buchungen abstimmen und ausblenden, so dass nur noch die umabgestimmten Buchungen dargestellt werden.
Zur Abstimmung markieren Sie mit der Taste [+] die betreffenden Buchungen (im Beispiel sind das nur zwei, es lassen sich aber auch mehr als zwei markieren/abstimmen.
Sind Buchungen markiert, lassen sie sich über die Funktion „Markierte Buchungen abstimmen“ im Menü „Tools“ mit dem Kennzeichen „Abgestimmt“ versehen. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn Buchungen markiert sind und diese in Summe „Null“ ergeben!
Abgestimmte Buchungen werden in der Tabelle besonders hervorgehoben:
Im Menü „Ansicht“ finden Sie eine Einstellung, ob die abgestimmten Buchungen angezeigt werden sollen oder nicht:
Option aktiv („angehakt“) = Buchungen werden angezeigt
Option nicht aktiv („kein Haken“) = Buchungen werden ausgeblendet
Eine abgestimmte Buchung kann solange nicht mehr bearbeitet werden, wie die Abstimmung besteht. Beim Öffnen der Buchung werden Sie auf diese Tatsache hingewiesen.
Sie können an dieser Stelle auch die Abstimmung rückgängig machen. Diese Funktion wird Ihnen automatisch beim Öffnen mit angeboten.
Sind viele Abstimmungen vorhanden, können über die Funktion „Abstimmung aller Buchungen aufheben“ im Menü „Tools“ die Abstimmungen rückgängig gemacht werden.
Eine weitere Funktion ermöglicht die automatische Abstimmung auf Anzahlungskonten. Hier erfolgt eine Zuordnung der Anzahlungen zu den jeweiligen Rechnungsbuchungen.
Diese Funktion ist in einem separaten WIKI-Artikel beschrieben: Hier direkt zum WIKI-Artikel.
Neue Funktionen ab BETA 62297 – automatisches Abstimmen – ein Buchungsblock
Die neuen Funktionen befinden sich im Menü „Tools“ und sind nur aktiv, wenn ein Laufsaldo gebildet wurde.
Es sind zwei neue Funktionen vorhanden, „Aktuellen Buchungsblock prüfen und abstimmen“ sowie „Mehrere Buchungsblöcke prüfen und abstimmen“.
„Aktuellen Buchungsblock prüfen und abstimmen“ prüft nur einen Block. Dieser ergibt sich durch einen wiederkehrenden Saldo, der in den meisten Fällen „Null“ sein wird:
Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie „auf der letzten Zeile eines Blockes stehen“. Aus dem Saldo dieser Zeile ergibt sich der Buchungsblock.
Starten Sie an dieser Position die Funktion „Aktuellen Buchungsblock prüfen und abstimmen“.
Die neue Funktion erkennt alle zusammengehörigen Buchungen des Blocks und markiert diese.
Vor Abschluss der Aktion lässt sich noch das Abstimmen selbst ausführen. Bestätigen Sie dazu einfach die Abfrage „Sollen die markierten Buchungen abgestimmt werden“ mit „Ja“.
Wenn zusätzlich die Option „Abgestimmte Buchungen anzeigen“ deaktiviert war, werden die Buchungen sofort ausgeblendet.
Die automatische Abstimmung erkennt jedoch auch Blöcke, wenn Start und Ende-Saldo ungleich „Null“ ist. Das tritt beispielsweise auf, wenn eine falsche Buchung „zwischendrin“ existiert. Der wiederkehrende Saldo wird erkannt.
Die Funktion wird wiederum gestartet, wenn die letze Zeile des Blockes aktiv ist:
Neue Funktionen ab BETA 62297 – automatisches Abstimmen – mehrere Buchungsblöcke
In der Praxis wird es vorkommen, dass mehrere Blöcke vorhanden sind, die jeweils wieder einen Ausgangssaldo (im Beispielscreen „Null“) erreichen.
Für die Funktion „Mehrere Buchungsblöcke prüfen und abstimmen“ muss nun die letzte Zeile des letzten Blockes aktiv sein.
Es wird automatisch erkannt, dass auch vorangegangene Blöcke immer wieder den gleichen Saldo ergeben und diese Blöcke werden ebenfalls mit abgestimmt.
Mit diesen Funktionen ist es sehr einfach und effektiv möglich, fehlerhafte Buchungen zu lokalisieren. Alle sich aufhebende Buchungen werden gefunden, übrig bleiben Buchungen, die nicht wieder „aufgelöst“ wurden.
Änderung ab Revision 70306/Patch und 70307/Beta ➜ Anzahl Buchungsätze, die markiert werden können
In den Versionen bis zur oben angegebenen Revision konnten 1000 Buchungssätze markiert werden. Diese grenze wurde nur äußerst selten erreicht, jedoch ab Revision 70306/Patch und 70307/Beta dahingehend erweitert, dass nun 10.000 Sätze für einen Abstimmvorgang markiert werden können.