Um Adressnummern mit Hilfe einer Datei umzusetzen, müssen sie den Namen dieser Datei im Modul Designer unter
Einstellungen->Parameter/interne Texte-> 3454, Dateiname IFILE= für Adressnummernumsetzung
hinterlegen. Die Datei, die für die Umsetzung verwendet werden soll, muss im BüroWARE Programmverzeichnis abgelegt werden, eine Pfadangabe ist daher nicht zulässig.
Dabei stehen ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
Variante IFILE
In der Umsetzungsdatei muss pro Zeile, wahlweise TAB- oder kommagetrennt, die alte und neue Adressnummer stehen.
[1121, Nr: 062 - Adressstammdaten, Adressnummerumsetzen auch bei Datei mit Kommatrennung]
Variante XFILE
Das bedeutet, dass die Adressnummern nicht 1:1 umgesetzt, sondern pro Kontenart additiv ermittelt werden.
Die zu addierenden Werte müssen zeilenweise in exakt dieser Reihenfolge „Kunde – Lieferant – Erstkontakt“ in der Datei erfasst werden.
Eine Angabe wie in diesem Beispiel hat zur Folge, dass:
Damit auch die Adressnummern in den Adressgruppen (DBK08) berücksichtigt werden, muss folgendes Zugriffsrecht aktiviert werden:
[1121_III, Nr: 016 - Adressstammdaten III, Weitere Felder bei Adressumsetzung (DB-Assistent) berücksichtigen]
Wichtige Hinweise:
– Erstellen sie unbedingt vor der Umsetzung eine geprüft wiederherstellbare Datensicherung.
– Um alle Funktionen wie oben beschrieben zu nutzen, müssen sie eine aktuelle Version, zumindest aber Revision 25857 einsetzen
– Sobald der Dialog zum Umsetzen der Adressen im Datenbankassistenten geöffnet wird, wird innerhalb des Mandanten die Datei „nolock.ini“ angelegt um sicherzustellen, dass während dieses Vorgangs keine Anmeldung mehr in BüroWARE/WEBWARE möglich ist.
-Bei der Wahl der Adressnummern in die man umsetzt mag es durchaus sinnvoll sein einen noch freien Nummernbereich zu wählen.
-Das Umsetzten auf eine bestehende Adresse macht ggf nur dann Sinn wenn man die Bewegungsdaten von zwei Adressen zusammenführen will.
-Doppeltes Umsetzen in einem Rutsch ist nicht das optimale Vorgehen. In diesem würde es sich anbieten das in zwei Läufen zu erledigen.
Um die Adressnummern umzusetzen, starten sie innerhalb des Datenbankassistenten auf Karteikarte „Tools/Spezial“ die Funktion „Adressen umsetzen“
Beachten sie bitte, dass bei Verwendung von Umsetzungsdateien die Umsetzungstabelle keine Datensätze und auch keinen Dateinamen enthält. Letzteres ist nicht möglich, da es sich bei den Adressnummern um rein numerische Felder handelt, daher erfolgt die Angabe des Dateinamens – anders als bei der Artikelnummernumsetzung – über die Internen Texte.
WICHTIG!!
Vor der Komplettreorganisation müssen im Firmenstamm die Nummernkreise für Kunden, Lieferanten und Erstkontakte unbedingt an die neuen Adressnummern angepasst werden, sonst werden in der Finanzbuchhaltung die Werte im Zuge der Reorganisation falsch zugeordnet.
Wenn sichergestellt ist, dass all diese Anpassungen korrekt erledigt wurden, dann führen sie:
– Komplett Reorg Wawi+Fibu
– Komplett Reorg Office Planer
– IDB-Reorganisation
– Volltextreorganisation
– und Aktenindex neu erstellen durch.
Hinweis:
Sollte nach erfolgreicher Adressnummernumsetzung die Adressnummer bei Neuanlage der Adresse nicht korrekt ermittelt werden, wenn die Vergabe auf „Automatisch“ steht, dann kann mit Tool „Adressdaten – Letzte Adressnummer für Neuanlage setzen…“ im Dashboard diese Vergabe neu initialisiert werden.
Neuerung ab Version 5.59
Im Zuge der Adressnummernumsetzung werden ab Version 5.59 Rev. 25777 auch individuelle IDBs geprüft.
Berücksichtigt werden Felder mit Feldlänge 8 und der Feldart R, oder R0, welche eine der folgenden Refreshtabellen hinterlegt haben: 3000014, 3000016, oder 3000018.
Pro IDB Datensatz ist die Änderung von maximal 100 Adressfeldern möglich.
Weiterführende Links:
Bereiche, die bei der Adressnummernumsetzung umgesetzt werden