Der folgende Artikel erläutert, wie Sie Belege über die Funktion Externe Belegeingangsverarbeitung“ in Ihrer WEBWARE importieren.
Sie können den Import von ZUGFeRD-Belegen starten, wenn Sie den Menüeintrag „Extras > Externe Belegeingangsverarbeitung“ aufrufen. (Stand 27.09.2021 können nur ZUGFeRD-Belege im Format „ZUGFeRD v2 Comfort“ eingelesen werden)
Sie „landen“ in der Übersicht der „noch zu bearbeitenden Belege“. Bei ersten Start wird diese Übersicht noch leer sein, da normalerweise noch keine Belege eingelesen wurden. (Im Beispiel sind schon Belege vorhanden.)
Zunächst einmal sollten Sie einige Grundeinstellungen vornehmen, die unter dem Menüeintrag „Allgemein > Grundeinstellungen“ zu finden sind.
Hier sollten sie als erstes die Interne Beleggruppe einstellen, in der die Verarbeitung der eingelesenen Belege stattfindet. Diese können sie über einen Klick in den Bereich Interne Beleggruppe, Standardbeleggruppen oder über den Menüeintrag „Bearbeiten > Beleggruppen“ aufrufen.
Über die Standardbeleggruppen können Sie einstellen, in welche Beleggruppen die eingelesenen Dateien nach der Bearbeitung zugeordnet werden können.
Über einen Klick in den Bereich Lieferanten- Kundennummer oder über den Bereich „Bearbeiten > Adressen“ können Sie einstellen, für welche Adressnummer der Beleg während der Verarbeitung zugeordnet werden soll.
Unter den Menüeintrag „Bearbeiten > Dateiverarbeitung“ können Sie einen Pfad hinterlegen, in den die Dateien nach dem Einlesen hinterlegt werden und ob die Dateien danach im Quellverzeichnis gelöscht werden sollen. Sollte kein Verzeichnis hinterlegt werden, so werden diese im Mandantenverzeichnis in dem Ordner „ZUGFERD“ abgelegt.
Zusätzlich finden Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ zum einen die Möglichkeit beim Import der ZUGFeRD-Dateien eigene Artikelbezeichnungen zu hinterlegen, falls sich diese bei Ihnen von denen des Lieferanten unterscheiden. Da sich der Import von ZUGFeRD-Dateien auch an den vorhandenen „ADA-Konditionen“ orientiert, können Sie auch die Bestellnummer darin überschreiben/aktualisieren lassen.
Um die eingelesenen Dateien auch direkt in die FiBu zu übertragen, können Sie auch dafür bis zu 5 Buchungsstapel aus der FiBu angeben.
Es ist möglich mehrere Stapel für einzelne Beleggruppen anzulegen und diese im Nachhinein auch zu bearbeiten.
Sie können hier unter anderem einen Pfad angeben, aus dem alle Dateien auf einmal eingelesen werden können, die Beleggruppe wählen, in die die Belege nach der Verarbeitung gewandelt werden und sogar eine eigene Umsetzungsdatei angeben.
In der Umsetzungsdatei wird angegeben, wie die Informationen aus den ZUGFeRD-Belegen den zugehörigen Feldern in der BüroWARE zugeordnet werden. Die Standarddatei finden sie im Hauptpfad unter SYSTEM/Konfig/ZUGFeRD.
Um eine Datei einzulesen, wählen Sie den Menüeintrag „Allgemein > Hinzufügen“ aus oder betätigen Sie die Funktionstaste [F3].
Daraufhin öffnet sich ein Fenster des vorgegebenen Pfades, aus dem Sie die ZUGFeRD-Dateien auswählen können.
Sie können natürlich hier auch auf einen anderen Pfad wechseln.
Mun öffnet sich die Auswahltabelle der Beleggruppen und Buchungsstapel, die Sie in den Grundeinstellungen angegeben haben.
Wenn Sie Dateien über einen der selbsterstellten Stapel importieren haben sie die Möglichkeit den Menüeintrag „Allgemein > Hinzufügen anhand von Pfadangabe in Stapel“ auszuführen (oder über die Tastenkombination [STRG + F3]).
Im Nachgang erhalten Sie dann eine Benachrichtigung, wie viele Dateien erfolgreich importiert wurden. Der erneute Import bereits eingelesener Dateien wird von der Software verhindert.
Die Dateien werden bei beiden Vorgängen zusätzlich in den Dateipfad kopiert, den Sie in den Grundeinstellungen angegeben haben.
Die eingelesenen Dateien können Sie nun ganz einfach über [RETURN] oder einen Doppelklick auf die Datei bearbeiten.
In der Belegbearbeitung finden Sie auf der linken Seite die Informationen für den Belegkopf und auf der rechten Seite die dazugehörigen Belegpositionen.
In den Grundeinstellungen haben Sie auch die Möglichkeit, eine PDF-Vorschau gleich auf der ersten Kartei zu aktivieren, anstatt immer zwischen den Karteien wechseln zu müssen.
Wenn beide Seiten Grün (also ohne Fehler) markiert sind, können Sie den Menüeintrag „Allgemein > Rechnung erstellen“ auswählen, um die Bearbeitung des Beleges abzuschließen. (bzw. Auftrag erstellen, Buchung erstellen, etc.)
Danach werden Sie noch gefragt, ob Sie den soeben erstellten Beleg direkt öffnen wollen.
Es kann vorkommen, dass nicht alle Date erkannt werden, zum Beispiel dass der Lieferant bzw. der Kunde nicht erkannt wurde.
In diesem Fall öffnen Sie den Menüeintrag „Bearbeiten > Lieferant zuordnen“ (alternativ Kunde zuordnen) oder betätigen die Tastenkombination [STRG+F5] (bzw. Anlegen über [STRG+F3], falls dieser noch nicht angelegt wurde)
Falls der Artikel nicht erkannt wurde, wählen Sie den Menüeintrag „Bearbeiten > Artikel zuordnen/anlegen“ oder betätigen die Funktionstaste [F5/F3] bei dem ausgewählten Artikel.
Bei der Zuordnung wird im Hintergrund gleichzeitig auch eine neue „ADA-Kondition“ angelegt bzw. eine bereits bestehende aktualisiert.
Für den Fall, dass für die Rechnung bereits ein passender Beleg existiert, wird dies erkannt, sodass sie die Artikel über den Menüeintrag „Bearbeiten > Details“ oder mit der Funktionstaste [F11] den jeweiligen Belegpositionen zuordnen müssen.
Über die Symbole auf der rechten Seite können Sie erkennen, ob Sie die Positionen theoretisch zuordnen können. Auf der linken Seite finden sie die jeweiligen Belegnummern, an der Sie die Positionen eindeutig zuordnen können. Eventuell müssen Sie sogar neue Belegpositionen dafür anlegen.
Über den Menüeintrag „Bearbeiten > Markieren/Entmarkieren“ können Sie dann den Beleg auswählen, dem diese Position zugeordnet werden soll. Sobald Sie die oben angezeigte Menge erreicht ist, färbt sich der Balken oben links auf Grün und Sie können die Bearbeitung über den Menüeintrag „Allgemein > Speichern“ oder mit der Funktionstaste [F10] abschließen.
Sollten sich in dem Beleg mehrere Positionen befinden, die für die restlichen Artikel zugeordnet werden können, zum Beispiel weil das dieselbe Rechnung sein sollte, erscheint eine Abfrage, ob Sie diese auch gleich zuordnen wollen. So müssen Sie das nicht für jeden Artikel einzeln zu durchführen.
Bei manchen Belegen wird sogar eine Referenznummer übergeben, an der Sie der der Beleg eindeutig erkannt wird und die Positionen automatisch zugeordnet werden.
