Die Arbeitsweise in Ihrer SoftENGINE ERP ist in WEBWARE und WinGUI/BüroWARE gleichartig.
Dieser Artikel gilt für daher für alle Versionen gleichermaßen. Beispiel-Screens wechseln ggf. zwischen den Darstellungsvarianten.
Migration prüfen und ff. durchführen
Prüfen Sie zunächst, ob das neue Teilzahlungsmanagement aktiv ist, ggf. müssen Sie eine Migration ausführen.
Im Bereich MIGRATION ERP V6.X finden Sie das Teilzahlungsmanagement.
Schalten Sie dieses ein, falls es nicht aktiv sein sollte.
Die Bearbeitung der Belege erfolgt über PAN. Daher ist PAN eine unbedingte Voraussetzung, muss also lizenziert sein.
Sie müssen also zunächst PAN einrichten.
PAN-Einrichten
Einen PAN-Prozess anlegen
Um einen Auftrag per Teilleistung oder Anzahlungsrechnungen abrechnen zu können, wird ein PAN-Prozess mit entsprechenden Aufgaben benötigt.
Hierzu gibt es von SoftENGINE entsprechende einfache Beispiel-Prozesse, welche sich als Vorlage übernehmen lassen.
Öffnen Sie dazu die PAN-Basisdaten.
In den Basisdaten öffnen Sie die Vorlagen.
Legen Sie einen neuen Vorlageprozess mit [F3] oder über das Menü „Allgemein“ an.
Anschließen kann über die Kartei „Beispielvorlagen“, die Vorlage für Teilleistungen gewählt werden.
Öffnen und Speichern Sie die Beispielvorlage.
Diese steht nun in Ihrem PAN „Meine Vorlagen“ zur Verfügung:
Die Aufgaben für das Teilzahlungsmanagement sind automatisch mit eingerichtet. Sie können diese bei Bedarf verändern.
Nachfolgend sind die Einstellungen kurz beschrieben (Sie müssen diese Schritte aber nicht ausführen)
Aufgaben für Teilzahlungsmanagement bearbeiten
Für das Teilzahlungsmanagement gibt es spezielle Aufgabenfunktionen, welche bei einer Aufgabe hinterlegt werden können.
Zusätzlich lassen sich hier Einstellungen speziell für die einzelnen Vorgänge vornehmen. In der Beispielvorlage sind bereits die Aufgaben vorhanden.
Öffnen Sie dazu im Prozess die Aufgabe „Teilleistung erfassen“ mit der Taste [F11].
Ggf. ist der Button „Einstellungen“ für Sie nicht verfügbar und muss erst noch über eine Individualisierung eingebunden werden.
Bei „Einstellungen“ den Einstelllungen finden Sie die „zugewiesene Funktion“.
Hier ist der Funktionsaufruf „Aufgabentool aufrufen“ mit der Toolnummer 1103 eingetragen.
Baisdaten einrichten
Öffnen Sie zunächst die Basisdaten der Finanzbuchhaltung.
Öffnen Sie hier das Teilzahlungsmanagement.
Hier müssen die gewünschten Konten für die Verrechnung eingetragen werden. Die hier angegebenen Konten beziehen sich auf den Kontenrahmen SKR03. Wenn Ihnen unklar ist, welche Konten Sie nutzen sollen, wenden Sie sich bitte an Ihr Steuerbüro.
Nun sollten sie 2 Zahlungskonditionen anlegen.
- Eine Zahlungskondition für den Auftrag und Rechnung. Diese führt dazu, dass der Auftrag als Vorgang für Teil- und Schlussrechnung erkannt wird und legt fest, wann die Schlußrechnung fällig ist.
- Die zweite Zahlungskondition ist für die Teilleistung selbst, diese führt dann zu den korrekten Buchungen in der Finanzbuchhaltung (IST-Versteuerung der Teilrechnung).
Öffnen Sie also die Zahlungskonditionen in den Basisdaten der Finanzbuchhaltung.
Die erste Zahlungskondition ist für den Auftrag/Schlussrechnung gedacht. Hier ist im Beispiel 30 Tage Fälligkeit eingestellt.
Die Einstellungen für das Teilzahlungsmanagement finden Sie im Menüpunkt „Bearbeiten“ unter dem Eintrag „Teilzahlungsmanagement“.
Die Einstellungen dort nehmen Sie folgendermaßen vor:
Nochmals kurz zu den Wirkungen der einzelnen Einstellungen:
- Zahlungsfrist (im Beispiel 30 Tage) ➜ Die Schlussrechnung ist nach 30 Tagen fällig.
- Teilzahlungs-Art: Teilzahlung ➜ Der Auftrag wird als Vorgang für Teil-/Schlussrechnung erkannt.
- Steuer für Teilleistung (im Beispiel IST) ➜ der Standard für DE und AT, die Umsatzsteuer wird erst bei Zahlung fällig.
- Art der IST-Versteuerung ➜ Legt fest, wie die Buchung der Teilrechnung erfolgt. Bei Buchung über Verrechnungskonto (Standard in DE) sind Teilrechnungen in der GUV noch nicht enthalten, bei Buchung über „Erlöse nicht fällig“ wirken sich gestellte Teilleistungen in der GUV aus (Standard in AT).
Die zweite Zahlungskondition regelt, wann eine Teilleistungsrechnung fällig ist und auch, dass diese für die automatische Verbuchung des speziellen Verfahrens für Teilleistungsrechnungen erkannt wird.
Zahlungskondition 1 und 2 müssen grundsätzlich gleiche Einstellungen im Teilzahlungsmanagement enthalten, jedoch in der Zahlungskondition 2 bleibt die PAN-Vorlage leer.
Eine weitere Einstellung finden Sie in den Basisdaten der Warenwirtschaft. Öffnen Sie dort im Menü „Bearbeiten“ das „Teilzahlungsmanagement“.
Als Beleglayout wählen Sie das Standard-Layout für Teilzahlungen, die Nr. 62.
Dann ordnen Sie die Zahlungskondition zu, diese regelt die Fälligkeit, wann eine Teilrechnung zur Zahlung fällig ist (dafür wird die „Zahlungsbedingung Nr. 2 genutzt).
Damit sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und die Belege können erfasst werden.
Beginnen Sie mit einem Auftrag. Dort ordnen Sie die Zahlungsbedingung zu, welche als „Teilleistung“ eingestellt ist.
Das ist die „Zahlungsbedingung Nr. 1“, in der die Prozessvorlage für PAN zugeordnet ist.
Erfassen Sie wie gewohnt die gewünschten Positionen.
Wenn Sie nun den Auftrag öffnen, wird nicht der Auftrag selbst, sondern bedingt durch die Einstellungen in der Zahlungskondition, PAN-Prozess gestartet.
Um den Auftrag selbst zu bearbeiten, öffnen Sie diesen im Bereich „Bisherige Belege“.
Um eine Teilleistung zu erfassen und eine Teilrechnung zu erzeugen, öffnen Sie die Aufgabe „Teilleistung erfassen“.
Im nun offenen Fenster lässt sich die bereits erledigte Arbeit / gelieferter Wert als Prozentwert eingeben. Mit dem Quicktool „Einstellungen“ schalten Sie um auf die Eingabe von „Stück“.
Hier die Darstellung „Prozenterfassung“ und die Umschaltemöglichkeit:
Schalten Sie die Prozentwertberechnung also ggf. ab:
Die Eingabetabelle ändert sich auf folgende Darstellung:
Erfassen Sie hier die gelieferten / geleisteten Mengen und starten Sie die Belegerzeugung mit [F9]:
Legen Sie noch das Datum der Rechnung fest:
Mit der Taste [F3] oder Klick auf den Button „Vorgang starten“ wird nun die Rechnung erzeugt.
Im PAN-Prozess ist nun der um die Teilleistung reduzierte Auftrag und die 1. Teilleistungsrechnung zu sehen.
Beim Verbuchen in der Finanzbuchhaltung wird dann je nach Einstellung in der Zahlungskondition (hier im Beispiel gegen ein Verrechnungskonto) gebucht.
Zu diesem Zeitpunkt werden sowohl der Nettobetrag der Teilrechnung, wie auch die Umsatzsteuer auf das Verrechnungskonto gebucht, da die Steuer erst dann fällig gestellt wird, wenn eine Zahlung eingeht (IST-Versteuerung).
Die Buchung auf das Kundenkonto erfolgt im SOLL (=Forderung an den Kunden).
Die Gegenbuchung auf das Verrechnungskonto wird im HABEN ausgeführt.
Hier die (Beispiel-)Buchung im Journal:
So sieht zu diesem Zeitpunkt das Verrechnungskonto aus:
Die Teilleistungsrechnung wird durch diese Buchung in den Offenen Posten des Kunden mit aufgeführt und kann daher auch gemahnt werden.
Wenn nun eine Zahlung geleistet wird, erfolge mit der Zahlungsbuchung gleichzeitig Umbuchungen von Steuer und Nettobetrag. Mit der Zahlungsbuchung wird auch also das Verrechnungskonto wieder ausgeglichen und die der Betrag (netto) als Anzahlung sowie die Umsatzsteuer gebucht.
Im Detail erfolgen folgende Buchungen:
Geldeingang Bank und Ausgleich OP
Geldeingang auf dem Bankkonto (SOLL, Banksaldo steigt)
Zahlungsbuchung auf dem Kundenkonto (HABEN, OP wird ausgeglichen)
Ausgleich Verrechnungskonto, Buchung von Anzahlung und Umsatzsteuerschuld
Ausgleich auf dem Verrechnungkonto (SOLL, die bisherige Buchung im HABEN wird ausgeglichen, es ergibt sich ein Saldo NULL)
Buchung der erhaltenen Anzahlung auf das Anzahlungskonto (HABEN)
Buchung der Umsatzsteuer auf das Umsatzsteuerkonto (HABEN, es ergibt sich die Umsatzsteuerschuld)
Durch diese Buchungen ergibt sich folgende Bild auf dem Verrechnungkonto:
Hier die Buchungen im Überblick:
Dieser Vorgang kann nun mit weiteren Teilleistungsrechnungen wiederholt werden. Jede dieser Rechnungen wird mittels des PAN-Prozesses erzeugt.
Der Vorgang wird mit der Schlussrechnung beendet. Auch diese wird durch den PAN-Prozess angelegt.
Da der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann, informiert PAN nochmals vor der Ausführung.
Die Rechnung wird erzeugt und alle offenen Positionen des Auftrages werden übernommen.
Es können jetzt noch Ergänzungen hinzugefügt werden (z.B. zusätzliche Positionen, „minus“-Positionen usw.)
Der Auftrag selbst ist nun gewandelt und archiviert.
Beim Druck der Rechnung werden die bisherigen Teilleistungsechnungen mit aufgeführt.
Wird nun die Buchung der Schlußrechnung vorgenommen, so wird die komplette Rechnung inklusive der kompletten Umsatzsteuer gebucht und im Anschluß die bereits erhaltenen angerechnet und auch die Umsatzsteuer um die bereits gebuchte Steuerschuld vermindert.
Buchung der Schlußrechnung
- Bruttobetrag als Forderung auf das Kundenkonto (SOLL, es ergibt sich die Forderung)
- Gesamt-Nettobetrag auf das Erlöskonto (HABEN)
- Gesamt-Steuerbetrag auf das Umsatzsteuerkonto (HABEN, es ergibt sich die Umsatzsteuerschuld)
Auflösung der erhaltenen Anzahlung und Korrektur der Steuer
- Buchung des Nettobetrages der Teilrechnung (bei bereits erhaltener Zahlung) auf das Konto „Erhaltene Anzahlungen“
(SOLL, die ursprüngliche HABEN-Buchung wird wieder ausgeglichen, es ergibt sich ein Saldo NULL) - Buchung der bereits gebuchten Umsatzsteuerschuld auf das Umsatzsteuerkonto
(SOLL, die Umsatzsteuerschuld wird so um den bereits mit der Teilrechnung gebuchten Steuerbetrag reduziert) - Buchung des Bruttobetrages der Teilrechnung auf ein Verrechnungskonto (HABEN)
Anrechnung der bereits erfolgten Zahlung auf den OP der Schlußrechnung
- Buchung der Zahlung (Teilrechnung) auf dem Verrechnungskonto (SOLL, der durch die vorherige HABEN-Buchung entstanden Saldo wird wieder aufgelöst, es ergibt sich der SALDO NULL)
- Buchung der Zahlung auf den OP der Schlußrechnung (Kundenkonto im HABEN, der OP wird um den gezahlten Teilrechnungsbetrag reduziert)
Hier nochmal eine Zusammenfassung der Buchungen:
- Die Schlussrechnung über den kompletten Betrag des Auftrags und der kompletten Steuer wird gebucht.
- Stornierung der bereits gestellte(n) Teilleistungsrechnung(en) und damit auch Auflösung des Saldos auf dem Anzahlungskonto sowie der bereits gezahlten Steuer (damit ist der Anzahlungsaldo = 0 und die noch abzuführende Steuer = komplette Steuer ./. bereits gezahlte Steuer)
- Verrechnung der Teilleistungsrechnung(en) und deren Auflösung und Anrechnung des bereits gezahlten Betrags auf die Schlussrechnung
- Im Ergebnis ist der noch Restbetrag offen und die Reststeuer noch abzuführen.
In der OP-Verwaltung lassen sich diese Buchungen auch sehr gut nachvollziehen:
Auch die Steuer ist korrekt verbucht:
