Um die Zeiterfassung nutzen zu können, müssen grundlegende Einstellungen vorgenommen werden. Diese sind im Folgenden beschrieben.
Aktivieren Sie zunächst ein Zugriffsrecht, um den passenden Arbeitsplatz anzeigen zu können:
[OFFICE_APLATZ, Nr: 026 - Arbeitsplatz, Redesign Arbeitsplatzfenster verwenden (V559)]
Mit einem weiteren Zugriffsrecht lässt sich ein Icon für den Anruf der Zeiterfassung anzeigen:
[ZEITERFASSUNG, Nr: 002 – PAN: Einstellungen für die Zeiterfassung, Icon für „Meine Zeiterfassung“ auf Applikationsfenster oben rechts anzeigen]
Im nächsten Schritt ist ein spezieller Bediener für das Zeiterfassungterminal anzulegen.
Hinweis: Arbeitsstandorte könnten noch nicht verfügbar sein, da diese ggf. erst angelegt werden müssen.
Wichtig ist, dass die Bedienerart „18: Zeiterfassungsterminal“ zugeordnet wird.
Wenn im Arbeitsplatz unter „Einstellungen“ keine Eintragung für die Grundeinstellungen der Zeiterfassung vorhanden ist, müssen Sie eine neue Verknüpfung anlegen. (Hinweis: Sie können den Eintrag auch an einer anderen Stelle hinzufügen.)
Dazu mit der rechten Maustaste in die Arbeitsplatzleiste klicken und „Neue Verknüpfung erstellen“ auswählen.
Nehmen Sie folgende Eintragungen vor:
Die Einstellungen der Zeiterfassung sind nun verfügbar:
Bei Doppelklick auf diesen Eintrag öffnet sich die Administrationsübersicht. Hier wechseln Sie zunächst über das Menü „Allgemein“ in die „Grundeinstellungen“.
Klicken Sie mit der Maus auf den Bereich „Grundeinstellungen“, um die zugehörige Maske zur Bearbeitung zu öffnen.
Die einzelnen Einträge bei der Grundeinstellungen haben nachfolgend beschriebene folgende Wirkung.
Behandlung gleicher Stempelfolge
Hier geht es darum, wie gleichartige Vorgänge behandelt werden sollen.
Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn 8.00 Uhr „Kommen“ und 10.00 Uhr „Kommen“ gestempelt wird. Grundsätzlich wäre dann davon auszugehen, dass ein „Gehen“ oder gleichartiger Vorgang fehlen würde.
An dieser Stelle definieren Sie, wie diese Stempelvorgänge zu behandeln sind.
Wir empfehlen zunächst „Nicht zulässig -> Fehlermeldung“.
Behandlung bei Stempelfolge „Arbeitsende nach Pause“
Wenn eine Pause gestempelt wurde, müsste normalerweise im Anschluss zunächst die Pause beendet und die „normale“ Arbeit wieder aufgenommen werden. Wird nun ein Arbeitsende „Gehen“ gestempelt, kann davon ausgegangen werden, dass vergessen wurde, das Pausierende zu stempeln. Die Empfehlung für diese Einstellung ist „Soll der Stempel auf ‚Noch zu prüfen‘ gesetzt werden“.
Damit kann eine spätere Korrektur erfolgen.
Urlaubszeitraumverwaltung
Hier legen Sie fest, ob der Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr (01.01.-31.12.) oder ab Eintrittsdatum verwaltet wird.
In Deutschland ist die Einstellung immer „Kalenderjahr“, für Österreich kann auch „ab Eintrittsdatum“ gewählt werden.
Frei definierbare Tagesarten
Sie legen hier Tagesarten für Zeitausgleich bzw. verschiedene Dienstgänge fest. Für Zeitausgleich wird die Tagesart hinterlegt, bei Dienstgängen gibt es eine Kombination von Tagesart und Grund.
Die Tagesarten selbst werden nicht in der Zeiterfassung angelegt, sondern aus der Tagesplanung übernommen. Die tagespanung finden Sie über den Terminassistent“. Dort unter „Extras“ sind dann auch die Tagesarten aufrufbar.
Hier können Sie auch neue Tagesarten anlegen.
Für Dienstgang ist die Kombination der Tagesart mit einem Grund vorgesehen. Diese Gründe legen Weiterungen im Fenster „Grundeinstellungen“ an.
Außerdem kann noch festgelegt werden, welcher Benutzer für Korrekturanträge zuständig ist.
Nächster Bereich der Einstellungen ist das Zeitkontenmodell.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein Modell neu anzulegen oder Auf eines der angezeigten Modelle, um die zugehörigen Einstellungen zu öffnen.
Hier ein Beispiel für „Vollzeit“:
Klicken Sie in der Tabelle auf einen Tag, um eine Maske für das Eingeben der Zeiten zu öffnen.
Pausenzeiten legen Sie in gleicher Weise fest:
An dieser Stelle können auch weitere Zeitmodelle angelegt werden. Hier z.B. Teilzeit:
Auf eine Sache wäre noch hinzuweisen. Wenn außerhalb der Rahmenzeiten gestempelt wird, dann lässt sich festlegen, ob diese Zeit auch als Arbeitszeit gewertet wird oder nicht. Im Beispiel „Vollzeit“ wurde die Einstellung so gewählt, dass diese Zeiten berücksichtigt werden. Damit beginnt die Rahmenzeit beispielsweise montags 8.00 Uhr, aber falls bereits 7.00 Uhr gestempelt wird, zählt diese Zeit trotzdem.
Wird die Einstellung „Rahmenzeiten berücksichtigen“ aktiviert, dann würde nur die Zeit gewertet, die innerhalb der Rahmenzeiten liegt, unabhängig davon, ob bereits früher gestempelt wurde.
Arbeitszeitmodelle müssen, damit sie für die Zeiterfassung eines Mitarbeiters wirken, den Mitarbeitern zugeordnet werden.
Dafür wechseln Sie auf die Registerkarte „Personalstamm“.
Öffnen Sie dort einen Mitarbeiter, um ein Arbeitszeitmodell und ggf. auch Arbeitsstandorte zuzuordnen.
Kann ein Stempelvorgang nicht ausgeführt werden, so kann von den Mitarbeitern ein Korrekturantrag gestellt werden. Dafür lassen sich vorbereitete Gründe nutzen.
Analog dazu können auch Gründe für Ablehnungen vorbereitet werden. Gründe für Bestätigungen sind hingegen nicht notwendig.
Letzte Einstellungen sind die Arbeitsorte.
Diese können, falls notwendig auch mit einem Gültigkeitszeitraum versehen werden.
Zum Abschluss müssen noch die Zugangsmöglichkeiten für Mitarbeiter angelegt werden. Das erfolgt über die Registerkarte „Zugangscodes“.
Sie können unabhängig von den angelegten ERP-Usern beliebigen Mitarbeitern Zugänge freigeben. Diese können allerdings nur am Terminal genutzt werden. Reguläre Bediener haben die Möglichkeit, im Arbeitsplatz den Bereich „Meine Zeitverwaltung“ zu nutzen.
Zugänge können mittels RFID Karte erfolgen oder über eine Nummer, einen sogenannten PUK Code.
