Zunächst etwas Theorie vorab:
Grundsätzlich können ausländische Vorsteuern geltend gemacht und von den Finanzbehörden des jeweiligen Landes erstattet werden.
Typische Vorgänge sind hier beispielsweise Reisekosten und Messen.
In all diesen Fällen wird ein inländisches Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer belastet. Diese gezahlte Umsatzsteuer kann nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.
Häufig ist es den Unternehmen unbekannt, dass es für eine erhebliche Anzahl von Ländern die Möglichkeit gibt, diese ausländische Umsatzsteuer im Rahmen eines sogenannten „Umsatzsteuervergütungsverfahrens“ erstattet zu bekommen.
Innerhalb der EU besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedsstaaten. Außerhalb der Europäischen Union hängt es davon ab, ob dem jeweiligen Land ein zwischenstaatliches Abkommen, das die gegenseitige Erstattung regelt, besteht.
Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers,
- Datum und Nummer der Rechnung
- Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung
- Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung
- gegebenenfalls einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz
- Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern:
1 Kraftstoff;
2 Vermietung von Beförderungsmitteln;
3 Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen);
4 Maut und Straßenbenutzungsgebühren;
5 Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel;
6 Beherbergung;
7 Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen;
8 Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen;
9 Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen;
10 Sonstiges.
Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben. (Dazu kommen je nach Land ggf. Subnummern). Soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht, sind zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer nötig.
Beträgt die Bemessungsgrundlage mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), müssen Sie elektronische Kopien der Rechnungen mitsenden.
Sie benötigen für den Antrag in jedem Fall zusätzliche Aufzeichnungen außerhalb der Finanzbuchhaltung.
Nachfolgend eine Praxis-Variante, wie die Buchung erfolgen könnte.
Praxis-Variante für die Buchung von EU/ausländischen Vorsteuern
Es empfiehlt sich, je Land, für das eine Erstattung beantragt werden soll, ein spezielles Vorsteuerkonto anzulegen.
meist werden ohnehin nur für wenige Länder Erstattungen beantragt, da der Aufwand relativ hoch ist. Häufig nehmen das Unternehmen im grenznahen Bereich war, die beispielsweise Fahrzeuge im billigeren Nachbarland tanken lassen.
Legen Sie Vorsteuerkonten für das jeweilige Land an, kopieren Sie von einem vorhandenen Konto, um sicher zu stellen, dass die korrekten Bilanzzuordnungen eingetragen sind.
Achten Sie darauf, dass die Konten keinen Eintrag bei Umsatzsteuerkennziffern aufweisen.
Ändern Sie die Kontenart auf „0: Allgemeines Sachkonto“.
Die Buchung selbst kann dann als Splitbuchung ausgeführt werden. Achten Sie auch darauf, dass kein Steuerschlüssel für das zu besuchende Sachkonto eingetragen ist.
Buchen Sie den Beleg wie folgt:
Da das manuelle Berechnen aufwendig ist, lässt sich hier die „Schablonenbuchung“ gut einsetzen. Diese ist in der Lage, automatisch die Aufteilung vorzunehmen.
Legen Sie auf Basis einer Buchung eine Schablonenbuchung an:
Achtung: Ein Stapel bei „Buchungsschablonen“ Muss vorher angelegt sein!
Legen Sie eine Bezeichnung fest und wählen Sie den Stapel.
Jetzt können Sie mit [F3] eine neue Buchung anlegen und wählen die Schablone:
Die Buchung wird mit den eingegebenen betragen geladen, der Buchungsbetrag kann geändert werden:
Die Split-Beträge werden dann automatisch neu berechnet:
Sehr komfortabel können Sie diese Funktion auch benutzen, wenn gleichzeitig z.B. durch ein Kreditkartenunternehmen Kosten für einen Auslandseinsatz anfallen (im Beispiel 1,5%).
Zuerst wieder eine Buchung normal erstellen:
Die Schablone anlegen:
Neue Buchung mit [F3] erstellen:
Buchungsbetrag ändern, die Beträge werden aufgeteilt:
Auf dem Vorsteuerkonto sind die Beträge ersichtlich:
Da die Adressen der Unternehmen bei Antragstellung angegeben werden müssen, bei denen der Einkauf erfolgt ist, könnte es ggf. zweckmäßig sein, doch Lieferanten anzulegen:
Die Buchung mittels Schablone funktioniert trotzdem, das Sachkonto lässt sich auf ein Lieferantenkonto ändern, die Aufteilung erfolgt dann ebenfalls wieder automatisch.
Für die Auswertung/Antragstellung können dann die Angaben direkt aus dem Konto entnommen werden:
Eine relativ hohe manuelle Tätigkeit wird trotzdem nötig sein.