Der Überblick:
- Unterschiedliche Inventurarten ermöglichen sowohl klassische Inventuren, wie auch Erstaufnahmen von Beständen oder Zählvorgänge zur Prüfung.
- Assistenten begleiten die Durchführung einer Inventur.
- Die Darstellung der Inventurvorgänge ist äußerst übersichtlich und bietet umfassende Informationen zu den Vorgängen und Artikeln in der Inventur.
- Passgenaue Tools unterstützen die effektiveArbeit und helfen Fehler zu vermeiden.
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Willkommen zur Eröffnung einer Inventur:
Mit diesen Worten beginnt die neue Inventur und zeugt damit vom wichtigsten Grundsatz der Entwicklung dieses Software-Moduls.
Zielstellung war, die Inventur für Anwender wesentlich einfacher zu gestalten, zudem aber der neuen Lagerverwaltung Rechnung zu tragen und Funktionen zu erweitern. Ein hochgestecktes Ziel, welches aber mit der neuen Inventurverwaltung erreicht werden konnte. Zu Beginn einer Inventur oder, das ist neu, eines inventurähnlichen Vorgangs steht, ein Assistent zur Seite.
Dieser Assistent begleitet Sie bei allen nötigen Schritten.
Vier verschiedene Inventurarten stehen zur Verfügung. Das ist zum einen die klassische Stichtagsinventur, zum anderen die permanente Inventur. Da die Anzahl unterschiedlicher Lagerartikel immer mehr steigt, kommt der permanenten Inventur eine besondere Bedeutung zu. Alle Inventurarten können Sie mittels des Assistenten anlegen.
Zwei inventurähnliche Vorgänge ergänzen die klassische Inventur – körperliche Bestandsaufnahme und Erstaufnahme der Bestände.
Sehr häufig werden bei der Softwareeinführung Artikel importiert oder automatisch aus einem Webshop in die Warenwirtschaft übernommen. In diesem Fall können Sie über die Funktion „Erstaufnahme der Bestände“ sehr einfach die Start-Bestände erfassen.
„Körperliche Bestandsaufnahme“ hingegen ermöglicht das Zählen eines oder einiger einzelner Artikel mit dem Ziel, dort im laufenden Geschäft die Bestände zu prüfen oder eventuell zu korrigieren. Das könnte beispielsweise der Fall sein, wenn laut Software kein Artikelbestand mehr vorhanden ist, im Lageraber trotzdem noch ein Fach mit den betreffenden Artikeln gefunden wird.Die „Körperliche Bestandsaufnahme“ korrigiert dann den Bestand auf die gezählte Menge.
Je nach gewählter Variante werden vom Asisstenten die benötigen Daten vom Anwender angefordert. Im Beispiel sind das die Daten für eine klassische Stichtagsinventur.
Für eine Inventur werden Zähllisten benötigt. Je nachdem, wie die Artikel im Lager geordnet sind und Sie Ihre Inventur organisieren, enthalten diese bereits Artikel oder die Artikel werden erst während der Inventur in die Liste eingefügt. Der Assistent bietet beide Varianten an.
Neu ist auch die Auswahloption nach Standorten: Lager, Lagerzone und -platz. Damit können passgenau zur Lagerorganisation komplette oder separate Zähllisten erstellt werden.
Eine weitere Selektion erlaubt Ihnen, die gewünschten Artikel festzulegen. Hier ist auch die Nutzung des Selektionspools möglich. Sind beispielsweise verschiedene Teams für das Zählen bestimmter Gruppen von Artikeln zuständig, kann jedes Team eine eigene Zählliste mit den zugeordneten Artikeln erhalten.
Ist alles fertig eingestellt, prüfen Sie nochmals die gewählten Optionen. Ein Klick auf „Fertig stellen“ startet den Vorgang und erzeugt die Zählliste.
Nach der Beendigung des Assistenten wird die Zählliste auf der Registerkarte Nummer 1 (unbearbeitete Zähllisten) eingeordnet.
Je nach Arbeitsfortschritt „wandert“ die Zählliste dann auf die folgenden Karten.
Damit ist es ganz einfach, den Fortschritt während der Inventur zu verfolgen.
Der Assistent kann mehrfach von Ihnen wiederholt werden. Dadurch erstellen Sie jeweils eine neue Zählliste mit angepassten Kriterien.
Mit einem Doppelklick der Maus öffnen Sie eine Zählliste. Hier können Sie Artikel hinzufügen (im Falle einer leeren Zählliste) oder für die in der Liste enthaltenen Artikel Bestände eintragen. Dabei werden für den gerade aktiven Artikel zusätzliche Informationen inklusive Bild angezeigt, um Verwechslungen zu vermeiden.
Während der Bearbeitung der Zähllisten werden Sie von verschiedenen Tools unterstützt. So können Sie zusätzliche Informationen zum Artikel abrufen oder Sollbestände setzen. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, noch nicht gezählte Artikel in eine neue Zählliste zu verschieben. Damit ist es möglich, die Zählliste abzuschließen, auch wenn noch nicht alle Artikel fertig bearbeitet sind. Oftmals müssen für einige Artikel noch Probleme geklärt werden, wodurch diese nicht gezählt werden konnten. In diesem Fall kann die Inventurfür alle gezählten Artikel festgeschrieben werden und die noch offenen Positionen warten in einer neuen Liste auf ihre Bearbeitung.
Nutzen Sie die Funktion zur Erstellung einer neuen Zählliste, können Sie direkt ein neues Aufnahmedatum mit vergeben.
Im Menü „Bearbeiten“ verbergen sich weitere nützliche Funktionen zur Bearbeitung der aktuellen Zählliste bzw. der aktuellen Position.
Sie können direkt die Stammdaten eines Artikels bearbeiten und Informationen zu Chargen und Seriennummern erhalten, insofern der Artikel mit diesen geführt wird.
Viel Arbeit und Fehler erspart auch die Möglichkeit, anhand der Sollbestände die Zählmengen vorbesetzen zu lassen. Beim Zählvorgang müssen dann nur noch Mengen geändert werden, wenn es Differenzen zum Sollbestand gibt. Neben dem Aufwand zur Erfassung der Mengen werden ebenso mögliche Fehleingaben entscheidend reduziert.
Außerdem können Sie weitere Angaben zum Zählvorgang erfassen oder den Aufnahmetag ändern.
Auch das Hinzufügen neuer Artikel in die Liste ist ganz einfach über das Menü „Bearbeiten“ möglich.
Sie können die Zählliste mit oder ohne vorgegebene Zählmengen ausdrucken.
st die Liste einmal in Bearbeitung, verbleibt sie bis zum Abschluss auf der Registerkarte 2 „In Bearbeitung“.
Auch hier bietet Ihnen das neue Inventur-Modul wieder Tools, passend zum Status der Zählliste an.
Eine wichtige Funktion stellt „Zähllisten prüfen“ dar.
Diese erzeugt eine Übersicht, in der sich Abweichungen sehr schnell erkennen lassen.
Ist die Bearbeitung beendet, also alle Artikel gezählt, kann die Liste zur Buchung der Inventurmengen bereitgestellt werden.
Die Liste befindet sich jetzt im Status „Bereit zur Bestandsbuchung“.
Die Liste kann nochmals gedruckt und geprüft werden. Ist alles korrekt, übernehmen Sie die Bestände.
Natürlich kann ein Fehler vorkommen. Sollten Sie diesen bemerken und die Bestände der Liste bereits als Inventur gebucht haben, lässt sich die Liste zurücksetzen. Dabei werden auch die aus der Liste resultierenden Buchungen wieder rückgängig gemacht.
Gebuchte Listen finden Sie auf der Registerkarte 4 „Erledigte Zähllisten“
Die nächstfolgende Registerkarte 5 „Erstellte Buchungen“ listet alle Inventur- buchungen, geordnet nach Lagern und Lagerzonen auf.
Ein wichtiges Tool steht Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung. Oftmals sind Artikel im Lagerbestand der Software enthalten, die in der Inventur nicht gezählt wurden. Die Ursachen können unterschiedlich sein. Manchmal werden Artikel vergessen oder nicht gefunden. Oftmals sind die Artikel wirklich nicht vorrätig.
Gleich welcher Grund – es ist wichtig, diese Artikel zu finden und zu prüfen. Die automatische Prüfung der Buchungen erspart an dieser Stelle viel Zeit.
Artikel mit einem theoretischen Lagerbestand aber ohne Inventurbuchung werden gesucht und in einer Übersicht angezeigt.
Die passenden Aktionen für das weitere Vorgehen liefert Ihnen die Software an dieser Stelle gleich mit. Alle Artikel, die tatsächlich einen „Null“-Bestand haben, können Sie einfach markieren und eine „Null“-Buchung erzeugen. Durch die Bearbeitung reduziert sich der Inhalt der LIste auf die Artikel, welche noch intensiver zu prüfen sind. Für die weitere Bearbeitung übertragen Sie diese Artikel einfach in einen Selektionspool oder erstellen aus ihnen eine neue Zählliste.
Ausgehend von der Übersicht der zu prüfenden Artikel steht Ihnen direkt die Funktion zur Erstellung einer Inventurbuchung zur Verfügung. Sie erhalten nochmals eine Übersicht der wichtigsten Artikeldaten inklusive eines Bildes zum Vergleich und geben direkt die Menge für den gezählten Bestand ein. Auch auf der Registerkarte 5 „Erstellte Buchungen“ steht die-se Funktion zur Verfügung. Dabei haben Sie alle Artikel im Zugriff.
Die umfangreiche Darstellung der Artikeldaten mit Bild, hilft auch hier Verwechslungen zu vermeiden. Sie tragen noch die Menge ein und speichern.
Mehrere Vorgänge, verschiedene Zähllisten und unterschiedliche Stati werden übersichtlich auf den Registerkarten dargestellt. Sie sehen auf„einem Blick“, wo sich Listen befinden und können direkt weiter daran arbeiten.
Handelt es sich bei einer Zählliste um eine echte Inventur, ist mit der Buchung der Inventurmengen der Vorgang noch nicht beendet. Den Abschluss bildet in diesem Fall die Bewertung der Bestände.
Bei Tätigkeiten, die nicht ständig ausgeführt werden, fehlt oftmals das Wissen darüber, wie diese im Detail auszuführen sind. Da ist es ganz praktisch, wenn Ihnen ein Assistent zur Bewertung zur Seite steht. Starten Sie einfach mit der Taste [F3] oder über das Menü eine neue Bewertung.
Analog der bekannten Assistenten aus anderen Bereichen führt auch dieser Schritt für Schritt durch einen komplexen Vorgang.
Bewertungen stehen in zwei verschiedenen Varianten zur Verfügung. Sie können eine Bewertung zur Prüfung bzw. zur Information erstellen oder direkt eine Übergabe an die Finanzbuchhaltung vorbereiten.
Die weiteren Entscheidungen im Assistenten betreffen den Standort, die Bewertung nach Steuer- oder Handelsrecht, die Artikelselektion sowie der Bewertungssätze. Der Assistent endet mit Festlegung des Stichtages und erzeugt die Bewertung.
Bewertungssätze werden wie bisher separat definiert und stehen beimBewertungsvorgang zur Auswahl bereit. In diesen Sätzen wird die Basis für den Bewertungspreis festgelegt sowie Abschläge für Lagerzeiten.
Nach Ausführung des Assistenten können die berechneten Werte in die Buchungen übernommen und an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.
