In der BüroWARE/WEBWARE gibt es die Möglichkeit, abgesehen von E-Mails und Terminen, auch Kontakte (also Adressen und Ansprechpartner) mittels MS-Exchange zu synchronisieren. Wir nennen es POWERBRIDGE-Exchange.

Um die Kontaktsynchronisation mit POWERBRIDGE-Exchange einzurichten, muß folgendes durchgeführt werden:

• Die Basiseinstellungen für POWERBRIDGE-Exchange müssen erfüllt sein. (Powerbridge Exchange Lizenz)
• Das Zugriffsrecht [OFFICE_EXCHANGE, Nr: 006 – Exchange-Anbindung, Neue Kontaktsynchronisation verwenden] muss aktiviert sein (ist bei Neuinstallationen standardmäßig aktiv).
• Ein Exchange E-Mailkonto muß angelegt werden (Whitepaper dazu finden Sie hier) und ein Bediener muss zugewiesen werden
• Im E-Mailkonto muß auf Kartei 2 „Synchronisationseinstellungen“ das Feld „Kontakte“ angehakt sein
• WICHTIG! Von welchem Mandanten sollen die Kontakte (da diese ja Mandantenbezogen sind) synchronisiert werden. Deshalb ist es hier wichtig den gewünschten Mandanten anzugeben.
• Ist der Verbindungstest erfolgreich (Button „Verbindung testen“), kommt der nächste Schritt, die Erstsynchronisation)

Vor der Erstsynchronisation muss entschieden werden, in welche Richtung die Synchronisation durchgeführt werden soll.

Hinweis:
Wenn von BüroWARE in Richtung Exchange synchronisiert werden soll, dann ist es eventuell sinnvoll das Exchange Konto vorher zu bereinigen, je nachdem ob es gewünscht ist mit einem leeren Exchange zu beginnen oder nicht und je nachdem ob man auch Termine und/oder Mails synchronisieren möchte.
Sollten z.b. schon Termine oder Mails von einer vorheringen Synchronisationen im Exchange vorhanden sein (die auch in der BüroWARE/WEBWARE vorhanden sind) und man bereinigt sein Exchange Konto nicht vor der Erstsynchronisation, wären diese natürlich doppelt in Exchange vorhanden.

Erstsynchronisation Richtung BüroWARE/WEBWARE zu Exchange

• Kartei 1 BüroWARE -> Exchange: 
• was soll synchronisiert werden
• Über den „Erstsynchronisation“ wird die Synchronisation von BüroWARE/WEBWARE in Richtung Exchange angestoßen.

HINWEIS:
Die Felder „Priv. Kontakte“ und „Adressen/Partner“ sind für die neue Kontaktsynchronisation ohne Funktion.

Erstsynchronisation Richtung Exchange zu BüroWARE/WEBWARE

• Kartei 2 Exchange -> BüroWARE: 
• was soll Synchronisiert werden
• Über den „Erstsynchronisation“ wird die Synchronisation von Exchange in Richtung BüroWARE/WEBWARE angestoßen.

Nach erfolgreicher Erstsynchronisation findet man in der Vorgelagerten Adressauswahltabelle, einen neuen Ast „Mein Exchange-Konto“

Adressen/Ansprechpartner für die Kontaktsynchronisation markieren:

• Mittels Drag & Drop die gewünschten Adressen oder einzelne Ansprechpartner in den Ast „Mein Exchange-Konto“ ziehen oder
• die gewünschten Adressen in den Selektionspool stellen und dort über den Menüpunkt „Tools“ – „Meinem Exchange Konto hinzufügen“ ausführe

• Mit der rechten Maustaste auf dem Ast „Mein Exchange Konto“ wird ein PopUp Menü geöffnet, hier können folgende Funktionen durchgeführt werden:
• „Neuen Kontaktordner erstellen“
• automatisch alle Kontakte zur Synchronisation hinzufügen, mit denen man heute, morgen in den kommenden 7 Tagen einen Termin fixiert habe.

Siehe dazu auch das Video: Tutorial Exchange

Sollen neu angelegte Adressen und Ansprechpartner automatisch zur Synchronisation hinzugefügt werden, muss das Zugriffsrecht:
[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 015 – Exchange-Anbindung, Neue Ansprechpartner automatisch als Exchangekontakt anlegen]
aktiviert werden (ist im Standard deaktiviert).

Wenn die gewünschten Adressen und Ansprechpartner dem Ast „Mein Exchange-Konto“ zugeordnet wurden, kann im Mailassistent die Synchronisation über „Senden/Empfangen“ ausgeführt werden.

Nach erfolgreicher Synchronisation, werden im Ast „Mein Exchange Konto“ die synchronisierten Kontakte (Adressen und Ansprechpartner) angezeigt

Im Exchange Client (hier beispielsweise Outlook) sind im Bereich „Personen“ im Ast BüroWARE die synchronisierten Kontakte zu sehen

TECHNISCHER HINWEIS:
Im Designer unter Einstellungen -> Exchange Kontakt Synchronisation, kann die Feldzuweisungen bearbeitet werden.
Die von SoftENGINE ausgelieferten Standard Feldzuweisungen finden Sie in der Datei IDB_SE0362.DAT/KEY

Übersicht Zugriffsrechte:
[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 006 – Exchange-Anbindung, Neue Kontaktsynchronisation verwenden]
-> Aktivieren der hier beschriebenen neuen Kontaktsynchronisation

[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 007 – Exchange-Anbindung, Neue Kontaktsynchronisation: Bei Feldvergleich bei leeren Feldern immer Felder mit Inhalt vorschlagen (für ANP- und PRK- Variablen)]
-> Wenn ein neuer Kontakt in Exchange angelegt wird ist dieser Kontakt noch nicht mit einem BüroWARE/WEBWARE Ansprechpartner verknüpft.
Zu erkennen ist das an dem gelben Hinweissymbol:

Mit RETURN kann der Kontakt einem bestehenden BüroWARE Ansprechpartner oder privaten Kontakt zugeordnet werden und nach dieser Zuordnung kommt man zu folgendem Dialog:

Es wird hier also durch dieses Zugriffsrecht immer der Inhalt zum übernehmen vorgeschlagen, der befüllt ist.
Beispiel: Position -> ist in Exchange befüllt und in BüroWARE leer -> wird somit aus Exchange in BüroWARE übernommen.

[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 008 – Exchange-Anbindung, Neue Kontaktsynchronisation: Bei Feldvergleich bei leeren Feldern immer Felder mit Inhalt vorschlagen (für ADR-Variablen)]
-> Siehe Recht Nr. 007 -> gilt nur für ADR Variablen

[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 012 – Exchange-Anbindung, Neue Kontaktsynchronisation: Abfrage nach dem Verknüpfen eines Kontakts ob der Ansprechparter/priv. Kontakt geöffnet werden soll]
-> Wenn aktiv, kommt nach dem Verknüpfen eines neuen Kontakte, eine Abfrage ob dieser geöffnet werden soll

[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 014 – Exchange-Anbindung, Bei Kontaktsynchronisation Landumsetzung nach DBK00 durchführen (z.B. BW „DE“ -> Ex „Deutschland“ und umgekehrt)]
-> Umsetzung von Landeskürzel in Landesbezeichnung

[OFFICE_EXCHANGE, Nr: 015 – Exchange-Anbindung, Neue Ansprechpartner automatisch als Exchangekontakt anlegen]
-> Wenn aktiv, werden alle neu angelegten Adressen und Ansprechpartner synchronisiert

Dateien für Kontaktsynchronisation:
BWMAIL Verzeichnis:
IDB_SE0362.DAT/KEY -> Exchange-Kontakte Zuweisungstabelle
IDB_SE0363.DAT/KEY -> Exchange-Kontakte Feldtabelle

Im Mandant:
IDB_SE0360.DAT/KEY/DTK -> Exchange Kontakte
IDB_SE0361.DAT/KEY/DTK -> Exchange Kontaktordner

HINWEIS:
Fehlerverfolgung / Debuggen: Bei Synchronisierungsproblemen, beachten Sie bitte den WIKI Artikel: Exchange Debuglevel erhöhen

Seminar-Video: