Im Online-Seminar BWQuickZIP und DSGVO-Center wurden verschiedene Fragen gestellt, die hier nochmals gesammelt dargestellt und gemäß dem aktuellen Entwicklungsstand beantwortet werden sollen.
Dieser Artikel wird dann, sowie es Änderungen oder neue Entwicklungen gibt, entsprechend aktualisiert.
Werden Personalstamm und Vertreter auch über das DSGVO-Center bearbeitet?
Da diese Daten keine Massendaten sind und Änderungen hier eher Einzelfälle darstellen bzw. nur selten Aktivitäten nötig sind, sollte jeder Anwender selbst entscheiden, wie mit diesen Angaben umzugehen ist und ggf. manuelle Datenbearbeitung vornehmen.Dieses Thema wurde nochmals zur internen Diskussion vorgemerkt.
- Was passiert mit pseudonymisierten Daten beim GDPDU-Export für eine Steuerprüfung?
Wenn beim GDPdU Export pseudonymisierte Daten gefunden werden, dann können die Daten aus dem Datentresor entnommen und im Klartext in die GDPdU-Ausgabe aufgenommen werden. Zum Schutz der Daten ist das jedoch nur möglich, wenn bei der Passwortabfrage der Anwender das korrekte Passwort des Daten-Tresors eingeben hat.
- Gibt es die Möglichkeit, dass wir nach diesem Webinar noch die Antworten gesammelt einsehen können? Das wäre gerade für Fragen, die Sie noch klären möchten wichtig, dass man darauf zurückgreifen und sich informieren kann oder ist ein allg. FAQ / How-to als Eintrag im Wiki z. B. geplant? Als Übersicht der heute besprochenen Inhalte?
Ja, das wird mit diesem Artikel erledigt.
Ebenso wird die Bedienung noch in einem WIKKI-Artikel sowie einem Handbuchkapitel beschrieben.
- In welcher Form kann die DSGVO Auskunft weitergegeben werden?
Sind auch Belege, Telefonprotokolle, Termin, Projekte… bei der Auskunft inkludiert?Im DSGVO-Center gibt es die vorbereitete Datenauskunft. Diese enthält eine Vielzahl von Bereichen, die in der Ausgabe berücksichtigt werden. Diese Bereiche kann man unter dem Menüpunkt „Ansicht“ ein oder ausblenden.
Die gesamte Übersicht ist eine HTML-Darstellung, für deren Ausgabe das Drucken vorgesehen ist. Natürlich können die Daten auch über die Zwischenablage in ein Email eingefügt bzw. über den PDF-Mailer als PDF-Datei ausgegeben bzw. versandt werden.Bei den einzelnen Bereichen (z.B. der Telefongespräche, Besuchsberichte) werden jedoch nur die Kopfsätze und nicht die eigentlichen Notizen dargestellt.
Diese Notizen sind automatisiert nicht prüfbar und könnten ihrerseits wieder personenbezogene Daten oder interne Informationen enthalten.Die HTML-Darstellung befindet sich aktuell in Überarbeitung und wird nochmals geändert.
.
Aktuell wird geprüft, ob künftig ggf. eine Individualisierung dieser Ausgabe durch den SoftENGINE-Partner möglich gemacht wird.
Diese Prüfung ist erfolgt und der Wunsch wurde realisiert. Die Beschreibung dazu finden Sie hier: Datenauskunft individualisieren.
- Werden auch Lieferadressen und Projektadressen in der Prüfung berücksichtigt? Kann darauf gefiltert werden, und kann auch beauskunftet werden?
Bisher ist diese Möglichkeit nicht vorgesehen. Diese Anfrage ist zur nochmaligen Diskussion im DSGVO-Team vorgesehen.
- Man hat eine Einwilligung Daten abzuspeichern z.B. Geburtstag. Gibt es eine Verwaltung von diesen Einwilligungen?
Nein, das ist aktuell auch nicht geplant.
- Kann man einem Kunden auch mitteilen, an wen die Daten weitergeleitet wurden, z.B. Versanddienstleister oder Fulfillmentanbieter?
Die Weitergabe ist ja nicht in jedem Fall in WEBWARE/BüroWARE ersichtlich. Eine solche Anforderung sollte also andersweitig organisiert, bzw. individuell in der Software gelöst werden.
- Funktioniert alles auch in SQL und WEBWARE?
Das DSGVO-Center soll künftig auch in der WEBWARE verfügbar sein. Aktuell finden dazu die nötigen Tests statt.
- Kann ich auch eigene IDBs für den Datenprüflauf einfügen?
Nein, das ist derzeit nicht geplant. Man muss selbst dafür sorgen, dass die individuellen IDBs entsprechend „eingeschränkt“ werden.
- Kann ich eigene IDBs auch in den Datentresor aufnehmen?
Nein, das ist nicht geplant.
- Sind ausgeblendete Belege auch automatisch in Reports und z.B. für den Zugriff per Qlickview ausgeblendet?
Nein. Eine individuelle Lösung ist jedoch möglich, siehe dazu Pkt. 17.
- Ist ein Handout für Kunden angedacht?
Ja, sowohl Dokumentation, wie auch WIKI.
- Kann die Datenauskunft auch als Von / bis z.B. für alle selektierten Privatkunden?
Die Auskunft im DSGVO-Center betrifft einen ausgewählten Ansprechpartner bzw. eine Adresse.
Die Datenauskunft ist nur dafür da, wenn jemand eine Auskunft anfordert. In der Regel ist das eine Person.
- Kann die Ausgabe der Datenauskunft erweitert werden?
Die Datenauskunft ist ein HTML. Die HTMLs sind generell anpassbar bzw. erweiterbar.
(Siehe auch Frage 4.)
- Wie wird der Zugriff auf das DSGVO-Center eingeschränkt (Gruppe/ZGR)?
Eine Zugangsangseinschränkung ist vorgesehen. Die genaue Art (z.B. nur Administratoren oder per ZGR) wird derzeit noch diskutiert.
- Sind die Einschränkungen der ZGR (z.B. Tabelldruck) nur auf die Adresstabellen eingeschränkt?
Das ZGR gilt für die komplette BW/WW. Sprich der Tabellendruck geht dann in allen Bereichen nicht mehr. Für jeden Bereich einzelne ZGRs gibt es nicht.
- Gibt es in dem jeweiligen Beleg ein Kennzeichen ob dieser ausgeblendet ist, um in eigenen Kalkulationen/Auswertungen abfragen zu können?
Es gibt im Beleg das Kennzeichen „BEL_7617_1“ (DSGVO: Adresse im Tresor (Intern)). Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist und das ZGR „ZG,DSGVO – Nr. 1 : Belegaufruf von Adressen im Tresor möglich.“ deaktiviert ist, dann werden die Belege ausgeblendet.
Dieses Kennzeichen können Sie auch in eigenen Auswertungen benutzen.
- Kommt ein Hinweis vor dem Anonymisieren, wenn es zu dem Kunden noch OP´s gibt?
Derzeit nicht – diese Fragestellung ist zur internen Klärung vorgesehen.
- Wenn ein Interessent sagt er möchte die Daten nach einem Monat gelöscht haben, gibt es da einen Pseudonomisierungsautomatismus?
Die Filtereinstellung für den Vorschlag zur Datenbereinigung gilt für alle Adressen/Ansprechpartner gleichermaßen. Hier sind die Angaben ausschließlich als Jahr vorgesehen.Individuelle Vereinbarungen können zukünftig mittels PAN gelöst werden. In PAN müssen dann Aufgaben dazu erstellt werden.
- Wo findet man das DSGVO-Center in der Webware?
In der WW gibt es das „?-Menü“ so nicht wie in der BW. Es muss noch entschieden werden, wo genau diese Funktion zugeordnet wird.