Im Prinzip sind Self-billing Rechnungen zu buchen und zu erfassen, wie ganz normale Eingangs und Ausgangsrechnungen.
Sinnvoll ist es, dafür jeweils eine eigene Belegart anzulegen.
Sichtweise des Leistenden (Empfänger der Gutschriftanzeige):
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Die Leistung oder Lieferung erfolgt.
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Es wird ein Lieferschein dafür in der SoftENGINE ERP angelegt, vorzugsweise in der eigenen Beleggruppe, Ausgangsbelege Self-Billing-Lieferschein.
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Der Beleg führt, je nach Einstellung und Artikel zur Lagerbuchung (Lagerabgang)
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Der Kunde erstellt die Gutschriftanzeige und sendet diese an den Leistenden.
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Ist die Gutschriftanzeige nach Prüfung korrekt, wird der Ausgangsbeleg erstellt. Entweder durch Erfassung einer Ausgangsrechnung oder Wandlung des Lieferscheines. Wie bereits erwähnt, ist hier eine eigene Belegart sinnvoll. Die Belegnummer des Empfängers wird als Fremdbelegnummer eingetragen (Ausgangsbelege Self-Billing-Rechnung/Gutschriftsanzeige).
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Die Gutschriftanzeige wird wie eine Ausgangsrechnung gebucht und in der UVA bei Umsatz/Umsatzsteuer (ggf. auch als innergemeinschaftlicher Erwerb) angegeben.
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Die Zahlung geht ein und wird ganz normal verbucht (Fremdbelegnummer als Zahlungskriterium).
Sichtweise des Leistungs-/Lieferungsempfängers (Ausstellers des Beleges)
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Die Leistung oder Lieferung erfolgt.
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Es wird ein Lieferschein dafür in der SoftENGINE ERP angelegt, vorzugsweise in der eigenen Beleggruppe, Eingangsangsbelege Self-Billing-Lieferschein.
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Der Beleg führt, je nach Einstellung und Artikel zur Lagerbuchung (Lagerzugang)
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In der SoftENGINE ERP wird eine Eingangsrechnung erzeugt (Eingangsbelege Self-Billing-Rechnung/Gutschriftsanzeige). Die Zahlungsbedingungen entsprechen der mit dem Lieferanten getroffenen Vereinbarung, ebenfalls die Preise.
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Der Beleg wird gedruckt oder elektronisch erzeugt (PDFMAILER) und an den Lieferanten versandt. Eventuell muss das Formular angepasst werden, der Ausdruck „Gutschriftanzeige“ ist wichtig.
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Die Buchung führt in der FIBU zu einem Kreditoren-OP, der auf dem üblichen Weg bezahlt werden kann.