Die SoftENGINE Finanzbuchhaltung verfügt ab Rev. 83954 BETA über die Möglichkeit, Buchungen aus Text/Excel-Dateien einfach und sicher zu importieren.
Dabei können alle verfügbaren Buchungsarten angesprochen werden. Außerdem sind Aufteilungsbuchungen mit mehreren Sachkonten bzw. mehreren Steuerschlüssel möglich.
Diese Buchungsarten können für den Import verwendet werden:
0 Sachkontobuchung
1 Rechnung
2 Gutschrift
3 Zahlung
4 Akonto-Zahlung
5 Anfangsbestand
6 Kassenbuchung
Zunächst benötigen Sie eine Textdatei mit den kompletten Buchungen.
Diese ist so aufzubauen, dass Buchungen immer alle nötigen Haupt und Nebensätze enthalten und der Hauptsatz als „Beginn eines Buchungsvorgangs“ gekennzeichnet ist.
Bei Buchungen mit Umsatz-/Vorsteuer ist der betrag netto sowie der Steuerschlüssel anzugeben. Die Steuerprozente müssen nicht angegeben werden.
So könnte eine Importdatei aufgebaut sein:
Datum;Belegnummer;Konto;S/H;Buchungsbetrag;Buchungsart;Steuerschlüssel;Steuersatz;Buchungsanfang;Text
01.02.2023;;1250;H;119,00;0;;;J;Sachkontenbuchung Telefongebühr WoDaFon
01.02.2023;;4920;S;100,00;0;9;;N;Sachkontenbuchung Telefongebühr WoDaFon
01.02.2023;9955522;10000;S;1297,00;1;;;J;Rechnung an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;8400;H;1000,00;1;3;;N;Rechnung an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;8300;H;100,00;1;2;;N;Rechnung an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;10000;H;214,00;2;;;J;Gutschrift an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;8300;S;200,00;2;2;;N;Gutschrift an Kunde 10000
01.02.2023;52027015;1220;S;14517,50;3;;;J;Zahlung Kunde 10450
01.02.2023;52027015;10450;H;14517,50;3;;;N;Zahlung Kunde 10450
01.02.2023;775222;1220;S;1000,00;4;;;J;A-Konto-Zahlung Kunde 10026
01.02.2023;775222;10026;H;1000,00;4;;;N;A-Konto-Zahlung Kunde 10026
01.01.2023;;1020;S;500,00;5;;;J;Anfangsbestand
01.01.2023;;9000;H;500,00;5;;;N;Anfangsbestand
01.02.2023;44123;1020;H;129,70;6;;;J;Kassenbuchung Einkauf
01.02.2023;44123;4900;S;100,00;6;9;;N;Bareinkauf sonst. Aufwand
01.02.2023;44123;4940;S;10,00;6;8;;N;Bareinkauf Buch
Nachfolgend einige Erläuterungen dazu.
Eine erste Zeile enthält die Spalten (Feld) Bezeichnungen. Das ermöglicht beim Import eine einfache Zuordnung. Alle folgenden Zeilen müssen gleich aufgebaut sein.
Datum;Belegnummer;Konto;S/H;Buchungsbetrag;Buchungsart;Steuerschlüssel;Steuersatz;Buchungsanfang;Text
Das folgende Beispiel ist ein einfache Sachkontobuchung. Sie erkennen dies an der Buchungsart „0“
Jede neue Buchung startet mit „Buchungsanfang (Hauptsatz). Da es eine reine Sachkontobuchung ist, kann die Belegnummer entfallen.
01.02.2023; ← keine Belegnummer;1250;H;119,00;0 ← Buchungsart;;;J← Buchungsanfang;Sachkontenbuchung Telefongebühr WoDaFon
In der zweiten Zeile wird ein Sachkonto mit einem Steuerschlüssel angesprochen. Der Betrag ist hier netto!
01.02.2023;;4920;S;100,00← Nettobetrag;0;9← Steuerschlüssel;;N;Sachkontenbuchung Telefongebühr WoDaFon
Dieses Beispiel ist eine Rechnung (Buchungsart „1“) mit 2 unterschiedlichen Konten und Steuersätzen .
Auch hier sind die Beträge wieder netto. Soll und Haben einer Buchung müssen sich immer ausgleichen.
01.02.2023;9955522;10000;S;1297,00;1;;;J;Rechnung an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;8400;H;1000,00;1;3;;N;Rechnung an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;8300;H;100,00;1;2;;N;Rechnung an Kunde 10000
Beispiel für eine Gutschrift. Die Belegnummer darf nicht im System vorhanden sein.
01.02.2023;9955522;10000;H;214,00;2;;;J;Gutschrift an Kunde 10000
01.02.2023;9955522;8300;S;200,00;2;2;;N;Gutschrift an Kunde 10000
Beispiel für eine Zahlung – hier muss die Belegnummer im System vorhanden sein.
01.02.2023;52027015;1220;S;14517,50;3;;;J;Zahlung Kunde 10450
01.02.2023;52027015;10450;H;14517,50;3;;;N;Zahlung Kunde 10450
Beispiel für eine A-Konto-Zahlung – ebenfalls mit einer neuen. nicht im System vorhandenen Belegnummer.
01.02.2023;775222;1220;S;1000,00;4;;;J;A-Konto-Zahlung Kunde 10026
01.02.2023;775222;10026;H;1000,00;4;;;N;A-Konto-Zahlung Kunde 10026
Import einer Vortragsbuchung (Anfangsbestand).
01.01.2023;;1020;S;500,00;5;;;J;Anfangsbestand
01.01.2023;;9000;H;500,00;5;;;N;Anfangsbestand
Beispiel für eine Kassenbuchung. Kassenbuchungen benötigen eine Belegnummer.
01.02.2023;44123;1020;H;129,70;6;;;J;Kassenbuchung Einkauf
01.02.2023;44123;4900;S;100,00;6;9;;N;Bareinkauf sonst. Aufwand
01.02.2023;44123;4940;S;10,00;6;8;;N;Bareinkauf Buch
Um die Datei zu importieren wählen Sie im Menü „Tools“ unter dem Eintrag „Buchungen übernehmen“ den Punkt „Buchungen (Gegenbuchungen in Importdatei enthalten)“ aus.
Es gibt eine weitere Importvariante, bei der die Gegenbuchungen automatisch erzeugt werden.
Dabei ist aber keine Steueraufteilung möglich – immer nur ein Hauptsatz und ein Nebensatz.
Wählen Sie im nächsten Schritt die Quelldatei aus und Starten Sie den folgenden Import-Schritt mit Klick auf „Vorgang starten“ oder durch Drücken von [F9].
Die Datei wird nun analysiert. Dabei wird der Dateityp erkannt und es wird versucht, Felder zuzuweisen. Wenn bereits einmal ein Import stattgefunden hat, lässt sich eine bereits vorhandene Definition wieder aufrufen (dazu muss bei der erstmaligen Einrichtung/Nutzung) eine Bezeichnung vergeben werden.
Im folgenden Schritt werden die Buchungen analysiert und in einer Tabelle angezeigt.
Ist alles korrekt, können mit [F9] oder Klick auf „Import starten“ die Buchungen erzeugt werden.
Die Buchungen können Sie beispielsweise in der Primanota ansehen.
