In den intelligenten Buchungsassistenten können Umsatzdaten aus unterschiedlichen Quellen eingelesen werden.
Dabei kann der Fall auftreten, dass ganz spezielle Regeln für die Erkennung von Buchungen anzuwenden sind, welche von der Standarderkennung abweichen.
Um die Erkennung in solchen speziellen Vorgängen zu beschleunigen und die Erkennungsrate zu verbessern, wurde eine Möglichkeit entwickelt, eigene Erkennungsregeln zu definieren.
Sie finden diese Möglichkeit in den Basisdaten der Finanzbuchhaltung:
Erstellen Sie nun mit der Taste [F3] oder durch Drücken der ENTER-Taste auf einer leeren Zeile eine neue Definition.
Zunächst ist nur ein Name vorzugeben.
Die ID wird automatisch vergeben.
Mit Klick auf „Weiter“ wird die Definition vorbereitet und Sie können die Erkennungslogik erstellen.
Eine Definitionszeile besteht aus folgenden Parametern:
- Wo (in welchem Bereich) soll geprüft werden.
- Welche Prüfart soll angewandt werden?
Sollen 2 Felder miteinander verglichen werden oder soll ein Wert im Verwendungstext enthalten sein?
- Beleggruppe – in welcher Beleggruppe soll geprüft werden?
Das ist nur sinnvoll, wenn als Prüfbereich eine Belegart (z.B Rechnung) festgelegt ist. Mit der Beleggruppe kann nun noch eingeschränkt werden, dass nur eine Bestimmte Gruppe (z.B. R49) geprüft wird. - Welches Feld soll im gewählten Bereich (z.B. OP, Beleg etc) geprüft werden?
Sie können hier direkt das Feld auswählen (z.B. aus FBU, aus BEL usw.)
- Umsatzfeld – Welches Feld soll als Basiswert aus dem eingelesenen Umsatz geprüft werden. (aktuell nur „Transaktionsnummer“)
- Statusfeld – Wie soll der erkannte Umsatz markiert werden.
Die fertig erstellte Definitionszeile könnte zum Beispiel so aussehen:
Nach dem Speichern ist die Definition in der Liste der Erkennung-Logiken aufgeführt.
Nun können Sie in den „InBu-Profieinstellungen“ der Bank die Erkennungslogik zuordnen.
UPDATE: Die Maske „Profi-Einstellungen“ wurde nochmals erweitert.
Die komplette Beschreibung dieser „Profi-Einstellungen“ finden Sie hier:
https://wiki.softengine.de/38415/
Importieren Sie nun die Datei in der bekannten Weise.
Achten Sie beim Zuordnen der Felder darauf, dass das Feld „Transaktionsnummer“ (wie in der Definition vorgegeben) korrekt zugeordnet wird.
Nach der Zuordnung starten Sie den Import und erhalten zunächst eine Vorschau:
Nach dem Import sehen Sie zunächst noch einen Hinweis über den Erfolg des Imports (oder mögliche aufgetretene Fehler).
Da eine individuelle Erkennung definiert wurde, werden keine Standardprüfungen durchgeführt.
Im Beispiel wird das Feld Transaktionsnummer mit der Fremdbelegnummer des OPs verglichen.
Die eingelesenen Umsätze sind nun in der Kontoauszugsübersicht aufgeführt:
Die vorgegebene Prüfung wurde ausgeführt, die erkannten Belege entsprechend zugeordnet.
Da vorgegeben war, dass diese dann den „gelb – zu prüfen“ Status erhalten, sind diese auch gelb markiert.
Die individuelle Erkennung können Sie auch nutzen, um Sachkontenbuchungen (z.B. für Gebühren) zu erzeugen.
Dazu kann eine Importdatei auch mehrfach unter verschiedenen Bedingungen eingelesen werden.
Betrachten wir folgendes Beispiel:
Es gibt eine Importdatei, bei der sowohl Zahlungen, wie auch Gebühren enthalten sind. Für die Zahlungen wurde die in diesem Artikel bereits beschriebene Erkennung genutzt. Zusätzlich sind aber auch Gebühren enthalten. Diese sollen aus der gleichen Datei beim nochmaligen Einlesen gebucht werden.
So gehe ich dabei vor:
Zunächst wird ein Sachkontenfílter angelegt, der auf einen entsprechenden Text in der Importdatei reagiert. Sachkontenfilter sind in den Basisdaten der Finanzbuchhaltung zu finden.
Hier wurde ein Satz für die Erkennung der Gebühren angelegt.
Zusätzlich wurde eine weitere individuelle Erkennung angelegt, welche die Sachkontenfilter aktiviert.
Für das Einlesen selbst wurde einszweite Bank angelegt. Damit wird die „erste“ Bank genutzt, um die Umsätze selbst einzulesen. Die zusätzliche Bank dient dazu, die Importdatei nochmals einzulesen und eine Buchung auf Basis eines anderen Betragsfeldes zu erzeugen. Hier wurde die individuelle Erkennung auf Basis der Sachkontenfilter hinzugefügt.
Beim Einlesen der Importdatei müssen die Feldzuordnungen anders erfolgen, als beim ersten Einlesen. So wird beispielsweise das Gebührenfels dem Betragsfeld zugeordnet.
Beim Einlesen wirk nun der Sachkontenfilter und die getroffene Einstellung, dass die erkannten Umsätze gleich den Status „Grün“ erhalten.
Im rechten Bildschirmbereich wird die Buchung dargestellt – wie im Filter vorgegeben das Konto 4970 (Beispiel).
