Es steht eine neue Funktion zur Verfügung, um folgende Stammdaten zwischen Mandanten oder Konfigurationen zu übertragen:
- Sachkonten
- Steuerschlüssel
- Kontenzuordnungen (außer Kontenzuordnungen der Kasse)
- Kontenzuordnungen (nur Kasse)
- Länderdaten
Dabei werden nur jeweiligen Stammdaten übertragen. Die Eintragung von Konten in weitere Einstellungen kann nicht mir weitergegeben werden. Bitte beachten Sie das, wenn Sie diese Funktion anwenden.
Die Funktion selbst steht nur Administratoren/Systemverwaltern/Designern zur Verfügung und lässt sich über das Menü „Tools“ im „Dashboard“ finden.
Im Bereich „Finanzbuchhaltung“ am besten nach „plan“ suchen, um die Funktionen schnell zu finden:
Im nächsten Schritt werden die zu exportierenden Bereiche festgelegt.
Achtung
Kontenzuordnungen für die Kasse nur dann exportieren, wenn wirklich eine Kasse installiert ist. Falls Sie die Kassen-Kontenzuordnungen ohne eingerichtete Kasse übertragen, werden Fehler beim Kassen-Einrichten auftreten, da dann doppelte Kontenzuordnungen entstehen.
Änderung: Der Dateityp muss jetzt .dta oder .csv sein! (Im folgenden Beispiel war noch .txt möglich, das wurde geändert.)
Es wird geprüft, ob die Exportdatei ggf. bereits vorhanden ist.
Transferieren Sie nun die Exportdatei auf das System, wo der Import durchgeführt werden soll. Im Zielmandanten starten Sie nun die Importfunktion.
Sie können als Option noch festlegen, ob folgende vorhandene Daten gelöscht werden sollen:
- Sachkonten
- Kontenzuordnungen
- Steuerschlüssel
Achtung
Das ist eine Administrator-Funktion, Sie könnten hier ggf. auch bebuchte Konten löschen.
Aktivieren Sie die „Löschen-Option“ nur, wenn Sie sich sicher sind, dass keine Konten mit vorhandenen Buchungen gelöscht, bzw. dass diese wieder über den Import angelegt werden.
Warum gibt es das Löschen?
Sie können damit erreichen, dass nicht benötigte Konten, die bereits im Ursprungssystem gelöscht wurden, auch im Zielsystem gelöscht werden.
Folgende Ausgangs-Situation:
Ursprungsmandant
Konto 1200 = Sparkasse
Konto 1210 = Volksbank
Konto 1220 wurde gelöscht, ist also nicht mehr vorhanden und wird demzufolge nicht exportiert
Konto 1230 = Deutsche Bank
Zielmandant
Konto 1200 = Bank 1
Konto 1210 = Bank 2
Konto 1220 = Bank 3
Konto 1230 = Bank 4
Wird der Import ohne die Löschoption durchgeführt, werden vorhandene Konten aktualisiert, aber die im Ursprungssystem nicht vorhandenen Konten bleib unverändert bestehen.
Ohne Löschoption ergeben sich folgende Konten im Zielmandant:
Konto 1200 = Sparkasse
Konto 1210 = Volksbank
Konto 1220 = Bank 3 (Konto bleibt unverändert)
Konto 1230 = Deutsche Bank
Ohne Löschoption ergeben sich folgende Konten im Zielmandant:
Konto 1200 = Sparkasse
Konto 1210 = Volksbank
Konto 1230 = Deutsche Bank
Da alle Konten vor dem Import gelöscht wurden, ist damit auch das Konto 1220 nicht mehr vorhanden.
In gleicher Weise funktionieren auch Kontozuordnungen und Steuerschlüssel.