Zum Aufbau von PAN: Stellt man sich die Arbeitsabläufe zur Einrichtung eines Moduls in der BüroWARE bildlich vor, ist das fast überall eine klare Linie.
PAN hingegen sieht eher wie ein Netz aus. Bei der Einrichtung von PAN gibt es deshalb keine klare Reihenfolge, in der die Punkte der Basisdaten durchlaufen werden.
Die Reihenfolge, der hier genannten Begriffe orientiert sich an der Reihenfolge in den Basisdaten.
Aufgaben & Prozesse – Datensätze von PAN, alles weitere dient der Verwaltung dieser Datensätze
Aufgabe: Eine Aufgabe ist eine Tätigkeit, die ein Mitarbeiter ausführen soll. Das kann von „Post holen“ bis „Entwicklung einer Anpassung“ jeden Umfang einnehmen.
Prozess: Ein Prozess bildet die Klammer um mehrere zusammenhängende Aufgaben. Ein Prozess ist immer dann notwendig, wenn mehrere Personen an der Bearbeitung beteiligt sind.
Prozesskategorien & Aufgabenkategorien
Die Kategorien stellen den Mittelpunkt des Netzes dar. Hier wird ein Gr0ßteil der weiteren Einstellungen gesammelt. Über die Kategorie wird gesteuert, wie sich eine Aufgabe (oder ein Prozess) verhält.
Die Kategorie steuert zum Beispiel:
- das Layout (also die Maske/Bitmapleiste/etc. zum Bearbeiten der Aufgabe oder des Prozesses)
- welche Status können einer Aufgabe oder einem Prozess hinterlegt werden?
- soll eine Speicherabfrage bei jedem Verlassen der Aufgabe erfolgen?
- soll eine Abfrage beim Erledigen erfolgen?
- welche Eventscripts bei Neuanlage, Änderung oder Erledigung ausgeführt werden
Besondere Funktionen der Aufgabenkategorien:
- ist die Aufgabe nur bei einer bestimmten Prozesskategorie verfügbar?
- sollen geplanter Beginn und geplantes Ende aus dem Prozess übernommen werden?
- Was wird bei Aufruf der Aufgabe ausgeführt?
Mit Modul, WFL-Script und Programm kann die Aufgabe zum Beispiel nur für den Aufruf benutzt werden. Dann wird der Datensatz als solcher nicht bearbeitet, sondern nur für den Aufruf angezeigt.
Beispiel für die Verwendung: Es wird eine Aufgabe „PayPal-Buchungen prüfen“ erstellt, welche den Intelligenten Buchungsassistenten für PayPal aufruft. Damit sieht der Mitarbeiter in seiner Aufgabenliste diese Tätigkeit und wird bei Klick darauf direkt an die richtige Stelle in der BüroWARE gebracht.
Bereiche für Kategorien
Diese Bereiche dienen nur der Einordnung der Prozess- und Aufgabenkategorien. Ein Bereich kann nur für Aufgaben, nur für Prozesse oder für beides gelten.
Prozessarten & Aufgabenarten
Die Arten sind eine zusätzliche Unterscheidung unterhalb einer Kategorie. Sie übernehmen die Funktionen der Kategorie. Lediglich der Textvorschlag und das Layout können variieren.
Die Ordnung ist also: Bereich > Kategorie > Art
Dies gilt für Prozesse und Aufgaben getrennt. Lediglich Bereiche können übergreifend sein.
Vorlagen
Vorlagen kommen immer dann zum Einsatz, wenn eine Aufgabe oder ein Prozess „dunkel“ angelegt werden soll. Also immer wenn eine automatische Anlage erfolgt.
Eine Vorlage ist eine normale Aufgabe/ein normaler Prozess, der nur durch das „Vorlagepersonal“ (Personalnr. 99999999) von regulären Aufgaben/Prozessen unterschieden wird.
Wird eine Aufgabe oder ein Prozess aus einer Vorlage angelegt, werden alle Einstellungen aus der Vorlage übernommen. Dazu zählen auch Anhänge, Verknüpfungen und Checklisteneinträge.
Beim Zeitraum wird die Differenz errechnet. Wenn ich die Vorlage am 22.10.2020 erstelle und als geplanten Beginn den 24.10.2020 eingebe, wird als geplanter Beginn immer Datum der Erstellung + 2 Tage genommen.
ACHTUNG: werden die Felder „gestartet am“ oder „erledigt am“ in einer Vorlage ausgefüllt, werden auch diese Felder übernommen!
Damit erhält die neu angelegte Aufgabe automatisch den Status „gestartet“ (bei „gestartet am“) oder „erledigt“ (bei „erledigt am“)
Neuanlagedefinitionen
Um dem Anwender die Anlage einer Aufgabe oder eines Prozesses zu erleichtern, werden über eine Neuanlagedefinition bereits einige Felder vorgegeben.
Folgende Angaben sind möglich:
- Kurzbeschreibung
- Kategorie
- Zugewiesen an
- Für Arbeitsgruppe
- Prozess (nur bei Aufgaben)
- Vorlage (macht alle anderen Angaben obsolet, da ich in der Vorlage alle oben genannten und noch mehr Vorgaben mitgeben kann)
Alle diese Angaben können vorgegeben über Neuanlagedefinition vorgegeben werden, oder durch den Anwender ausgefüllt. Soll der Anwender sie selbst ausfüllen, wird er mit einem Assistenten durch die Anlage der Aufgabe oder des Prozesses geführt.
Über das Neuanlagelayout kann ich dem Anwender auch eine von mir gestaltete Maske zur Neuanlage liefern.
Status
Liste der Status, die eine Aufgabe haben kann. SE liefert hier die wichtigsten bereits im Standard. Über den Menüpunkt in den Basisdaten kann die Liste mit eigenen Status erweitert werden.
Bedingungen und Aktionen
Innerhalb eines Prozesses können Aufgaben automatisiert gesteuert werden. Für diese Steuerung müssen vorher Bedingungen und Aktionen definiert werden.
Beispiel: „Bei 80% Erledigung von Aufgabe 1 wird Aufgabe 2 startfähig“
Aufgabe 1 und 2 sind die Aufgaben des Prozesses. Die Bedingung „bei 80% Erledigung“ wird in den Basisdaten vordefiniert, damit sie in allen Prozesses genutzt werden kann. Die Aktion „Aufgabe wird startfähig“ wird ebenfalls in den Basisdaten angelegt. Durch die Trennung könnte in einem anderen Prozess hinterlegt werden „Bei starten von Aufgabe 10 wird Aufgabe 12 startfähig“ mit derselben Aktion.
Eventscripts
Das sind reguläre Eventscripts, wie sie in den anderen Modulen der BüroWARE auch zu finden sind. Sie beziehen sich immer nur auf Art von Datensatz (Prozess, Aufgabe oder Verknüpfung) Wann diese Eventscripts ausgeführt werden, wird in den Kategorien hinterlegt. Pro Kategorie kann jeweils ein Eventscript bei Neuanlage, Änderung oder Erledigung ausgeführt werden. Außerdem kann pro Kategorie ein Eventscript für Verknüpfungen hinterlegt werden.
Ereignissteuerung
Damit können Trigger in anderen Datenbereichen der BüroWARE definiert werden.
Zum Beispiel: Bei Neuanlage eines Artikels wird eine Aufgabe angelegt.
Per Selektion kann dieser Trigger noch eingeschränkt werden. Für die Ereignissteuerung muss eine Vorlage angegeben werden. Bei Anlage per Ereignissteuerung wird der Trigger-Datensatz automatisch als Verknüpfung hinterlegt.
Moduldefinitionen
Eine Moduldefinition wird dem Anwender als Menüpunkt im PAN-Arbeitsplatz angezeigt.
Eine Moduldefinition zeigt Datensätze von PAN an. Dabei können Aufgaben und Prozesse auch gemischt sein. Je nach Anforderung wird eine Moduldefinition zusammengestellt.
Beispiele:
- Ein Anwender möchte nur seine ToDo’s des aktuellen Tages sehen. Die Moduldefinition wird so eingeschränkt, dass nur eigene Aufgaben und Prozesse mit Fälligkeit „heute“ angezeigt werden.
- Die Aufgaben der Kategorie 1 sollen auf mehreren Karteikarten gemäß ihres Status angezeigt werden. Die Moduldefinition wird so eingestellt, dass alle Aufgaben unabhängig des zugewiesenen Personals angezeigt werden. Auf die Kategorie wird selektiert und über die Zusatzselektionen pro Karteikarte werden die Aufgaben gemäß ihres Status aufgeteilt.
Eine Moduldefinition kann auch für den Aufruf eines BüroWARE-Moduls, WFLs oder externen Programms benutzt werden. Damit wird eine Moduldefinition zur „regulären“ Arbeitsplatz-Verknüpfung und der Anwender braucht nur noch den PAN-Arbeitsplatz für die tägliche Arbeit.