Mit etwas Vorarbeit können Sie Urlaubsanträge vollständig über PAN gestellt, bearbeitet und entschieden werden.
So geht der Antragsteller vor:
Öffnen Sie die Tagesplanung, um geplante Urlaubstage einzutragen.
Wird in der Tagesplanung die Tagesart „Urlaub beantragt“ aufgerufen, ist damit ein PAN-Prozess „Urlaubsantrag“ verbunden.
Dafür müssen Vorbereitungen getroffen werden:
1. Zugriffsrecht OFFICE_ZEIT40, 009: Urlaub muss beantragt werden (V559)
Um das Zugriffsrecht für Ihre Bediener zu aktivieren, müssen sie zunächst im Designer in den Menüeintrag „Einstellungen > Konfigurationseinstellungen/Zugriffsrechte“.
Dort können sie auf Karteikarte 2 nach „Urlaub“ suchen und wählen das Zugriffsrecht „OFFICE_ZEIT40, 009: Urlaub muss beantragt werden (V559)“.
Dieses Zugriffsrecht muss für jeden Bediener aktiviert werden, der seinen Urlaub beantragen muss. Benutzer bei denen das Zugriffsrecht deaktiviert ist, können Urlaub direkt eintragen.
Um das Zugriffsrecht für alle/mehrere Bediener einstellen zu können, wählen Sie den Menüeintrag „Extras > Bediener festlegen für Designänderungen“
Dort können sie über die Tastenkombination [STRG + A] oder über den Menüeintrag „Bearbeiten > Alle markieren“ alle Bediener freischalten um das Zugriffsrecht für diese einzustellen.
2. Prozessvorlage Urlaubsantrag
Als nächstes benötigen Sie eine Prozessvorlage, auf deren Grundlage beim Eintragen des Urlaubes ein PAN-Prozess erstellt wird. Diese können Sie in den PAN Basisdaten unter „Vorlagen“ erstellen. Wir empfehlen hierbei eine Prozessvorlage, da ein Urlaubsantrag auch über mehrere Instanzen genehmigt werden könnte.
Sowohl für den Prozess als auch für die einzelnen Aufgaben sollte Sie die im Standard mitgelieferte Prozess/Aufgabenkategorie „Urlaub und Zeitmanagement“ anwenden, da diese bereits Einstellungen und Layouts beinhaltet, die speziell auf Zeitanträge ausgelegt sind.
Wenn Sie erreichen wollen, dass der Antrag beispielsweise zuerst über den Vorgesetzten und danach über die Verwaltung genehmigt werden soll, können Sie den über die Tastenkombination [STRG + A] die Ablaufsteuerung aufrufen. Ziehen Sie dort per Drag & Drop die Aufgabe die zuletzt bearbeitet werden soll auf die Aufgabe die zuerst bearbeitet werden soll.
3. Einstellungen der Arbeitsgruppen
Es ist sinnvoll, pro Arbeitsgruppe eine eigene Prozessvorlage anzulegen, da jede Arbeitsgruppe in der Regel einen anderen Vorgesetzten hat.
Als Nächstes müssen sie zum Menüeintrag „Allgemein > Bedienerverwaltung“ wechseln, um bei den Bedienern die Standardarbeitsgruppe einzustellen.
Um einen Bediener aufzurufen, drücken Sie die Funktionstaste [F11] oder wählen Sie den Menüeintrag „Bearbeiten > Mehr personalspezifische Optionen/Parameter“.
Stellen Sie nun für diesen Bediener die „Standardarbeitsgruppe“ ein.
ACHTUNG
Es ist sehr wichtig, beim Speichern auch die Aktualisierung der Bedienerrichtlinien durchzuführen und am Besten (wenn Sie alle Arbeitsgruppen eingestellt haben) die BW/WW neu zu starten, da erst dann alle vorgenommenen Einstellungen berücksichtigt werden!
Um festzulegen welche Prozessvorlage für die jeweilige Arbeitsgruppe genutzt wird, können Sie im Bedienerstamm den Menüeintrag „Extras > Arbeitsgruppen“ aufrufen.
Wählen Sie nun in der Arbeitsgruppe den Menüeintrag „Extras > BPM/PAN“ und hinterlegen sie dort unter „Urlaubsantrag“ die Prozessvorlage, die für die jeweilige Arbeitsgruppe vorgesehen ist.
Sie können auch dieselbe Prozessvorlage für mehrere Arbeitsgruppen verwenden.
4. Moduldefinition Urlaubsanträge
Als zusätzliches Extra können Sie eine Moduldefinition erstellen, in der sämtliche Aufgaben einer Kategorie (hier „Urlaub und Zeitmanagement“) angezeigt werden. Diese Einrichtung lässt sich in den PAN-Basisdaten unter „Moduldefinitionen“ vornehmen.
Bei der Neuanlage einer Moduldefinition wird ein Anlageassistent aufgerufen, der Sie Schritt für Schritt bei der Neuanlage unterstützt. Sie können hier folgendermaßen vorgehen:
(Schritte, bei denen Sie nichts eingeben müssen, können Sie einfach überspringen)
Am Ende des Assistenten wird Ihnen nochmal ein Fenster bereit gestellt, in den Sie bei Bedarf die Moduldefinition nochmals nachträglich bearbeiten können.
Die Moduldefinition wird Ihnen Links im Arbeitsplatz bei „Meine Businessworkflows“ angezeigt.
