Die Einstellungen für das Verhalten einer Bank in Verbindung mit dem intelligenten Buchungsassistenten sind im Laufe der Entwicklung immer umfangreicher geworden. Außerdem haben einige Einstellungen sehr umfassende Auswirkungen, so dass diese nicht ohne weitere Prüfung ein- oder ausgeschalten werden sollten.
Um zu verhindern, das Anwender ohne entsprechendes Wissen Einstellungen verändern, wurden die Einstellungen nun auf zwei Bereiche verteilt:
- Standard-Einstellungen
- Profi-Einstellungen
Die Profi-Einstellungen wurden nur für Bediener angezeigt, bei denen folgendes Zugriffsrecht aktiv ist:
[FIINBU, Nr: 054 - Intelligenter Buchungsassistent, Profi-Einstellungen für Intelligenten Buchungsassistent anzeigen]
Ist das Recht aktiviert, lassen sich die Profi-Einstellungen über das Menü „Bearbeiten“ bei geöffneten Bankstammdaten aufrufen.
Folgende Einstellungen sind hier möglich:
Intelligenten Buchungsassistenten aktivieren
Diese Option ist im Regelfall immer aktiv.
Kein interner Abruf der Kontoauszüge
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert, da davon ausgegangen wird, dass die Auszüge mit dem internen Banking abgeholt werden. Ist das nicht der Fall und sie möchten die Umsatzdaten aus einer Datei importieren, dann aktivieren Sie diese Option.
Kontoauszug Import Prüfung auf doppelte Umsätze
Standardmäßig wird beim Einlesen von Umsätzen geprüft, ob ein Umsatz bereits eingelesen wurde. Diese Prüfung können Sie hier beeinflussen. Bei „normalen“ Kontoauszügen sollte immer die Option „N“ – Doppelte Umsätze sind nicht zulässig, eingestellt sein.
Wenn sie Umsatzdaten aus Dateien importieren, kann es vorkommen, dass doppelte Umsätze korrekt sind.
Hier stehen 2 verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Mit dem Kennzeichen „J“ werden keine Prüfungen vorgenommen, doppelte Umsätze können also eingelesen werden. Das bedeutet, dass sowohl in den aktuell eingelesenen Umsätze, wie auch in früheren Auszügen nicht geprüft wird.
- Dürfen doppelte Umsätze zwar in der aktuell eingelesenen Datei, aber nicht in früher eingelesenen Dateien vorhanden sein, dann wählen Sie die Option „V„. Hier wird nun im aktuellen Import nicht, aber in bereits vorangegangenen Import auf doppelte Umsätze geprüft.
Kennzeichen für Verwendungszweck
Der von den Banken übermittelte Verwendungstext enthält häufig eine Vielzahl von Zeichen, die interne Informationen der Bank sind und keine Angaben enthalten, die vom intelligenten Buchungsassistenten ausgewertet werden können. Meist beginnt (unterschiedlich je nach Bank) der eigentliche Text nach einem Kennzeichen z.B. „SVWZ+“. Wenn das bei Ihrer Bank so zutrifft, dann tragen Sie das Kennzeichen hier ein. (Also z.B. „SVWZ+“ oder im Beispiel (Screen) das Kennzeichen „IngDIBA“. Es werden dann die 200 nach diesem Textfragment folgenden Zeichen als Buchungstext eingelesen.
Siehe auch: https://wiki.softengine.de/17322/
Vorkasse Vorschläge ohne Verrechnungskonto
Bei Vorkasseaufträgen werden die Zahlungen standardmäßig automatisch über ein Verrechnungskonto gebucht und dann dort aufgelöst. Bei sehr vielen Vorgängen erhöht das die Anzahl der Buchungen im System und führt ggf. zu weiteren Kosten, falls beispielsweise Datentransfers zum Steuerberater pro Buchung berechnet werden.
Aus diesem Grunde bestand von Anwendern mit großen Mengen an Vorkasse-Buchungen (mehrere hundert Vorgänge pro Tag) der Wunsch, diese Buchungen abzuschalten, auch wenn dies dazu führt, dass ggf. am Jahresende manuelle Abgrenzungen gebucht werden müssen.
Mit dieser Option schalten Sie die standardgemäßen Auflösungsbuchungen ab. Achtung: Sie müssen dann Jahresende manuelle Abgrenzungen ggf. manuelle Abgrenzungen buchen!
Beleggruppen für erweiterte Vorkasseprüfung
Der intelligente Buchungsassistent erkennt Vorkasse-Aufträge, bucht die korrekten Zahlungen dazu und gibt damit auch Aufträge zur Auslieferung frei. Die nötigen Einstellungen dafür sind im folgenden WIKI-Artikel beschrieben: https://wiki.softengine.de/18789/
Um zusätzlich Belege zu prüfen, auch wenn diese nicht als Vorkasse-Belege gekennzeichnet sind, lassen sich hier zusätzliche Beleggruppen angeben. Dabei können mehrere Beleggruppen durch „,“ getrennt eingetragen werden.
Grenzwert für automatische Gebührenausbuchung PayPal
Bei Shopbelegen, die per PayPal bezahlt werden, wird auf dem PayPal-Konto ein geringerer Betrag als der von den Kunden bezahlte gutgeschrieben.
PayPal reduziert den gezahlten Betrag um die anfallenden Gebühren.
Beim Abholen der PayPal-Informationen kann es vorkommen, dass der ausgezahlte Betrag + PayPal-Gebühr ungleich dem Belegbetrag sind. Diese Differenz ist meist nur 1 oder 2 Cent und entsteht durch Rundungen in der Gebührenberechnung.
In dieser Option ist es nun möglich einen Schwellwert anzugeben, bis zu dessen Höhe eine automatische Ausbuchung erfolgt.
Die Ausbuchung wird dann geprüft, wenn das Einstellungsfeld einen Wert > 0 enthält. Ist der Restwert kleiner oder gleich dem eingetragenen Wert (Empfehlung ist 0,01 oder 0,02 €) dann erfolgt die Buchung. Dieser Cent-Betrag wird dann auf das gleiche Konto wie die PayPal-Kosten (Gebühren) gebucht.
Individuelle Erkennungslogik
In den intelligenten Buchungsassistenten können Umsatzdaten aus unterschiedlichen Quellen eingelesen werden.
Dabei kann der Fall auftreten, dass ganz spezielle Regeln für die Erkennung von Buchungen anzuwenden sind, welche von der Standarderkennung abweichen.
Um die Erkennung in solchen speziellen Vorgängen zu beschleunigen und die Erkennungsrate zu verbessern, wurde eine Möglichkeit entwickelt, eigene Erkennungsregeln zu definieren.
In diesem Feld können Sie ein definierte Erkennungslogik zuordnen (mit Taste [F5] auswählen).
Wie diese Erkennungslogik eingestellt wird, erfahren Sie im folgenden WIKI Artikel:
https://wiki.softengine.de/38049/
Kontoauszug Transaktionsnummer mehrfach zuordnen
Normalerweise werden Belege sofort zugeordnet, wenn Transaktionsnummern gefunden werden. Das funktioniert bei PayPal aber z.B. nicht bei AMAZON.
Hintergrund ist, dass AMAZON beispielsweise bei einer Lieferungen mehrere Artikel, die Zahlung pro Artikel aufteilt.
Daher gehen mehrere Zahlungen mit der gleiche Transaktions-ID ein.
Aktivieren Sie diese Option, wenn die mehrfache Zuordnung einer Transaktions-ID notwendig ist. Mehrere Zahlungen, wie im Beispiel erwähnt von AMAZON, werden dadurch korrekt zugeordnet.