In diesem Video zeige ich euch, wie einfach ein – immer wieder heißes Thema – Retourenabwicklung im SoftENGINE ERP-System realisiert werden kann.
Die Einstellungen für den gezeigten Prozess sind:
Prozesskategorie
Zunächst muss eine Prozesskategorie angelegt werden. Abweichend von den Standardeinstellungen habe ich in dieser Kategorie eingestellt
LayoutID: SE05 (ein Standardlayout von SE zur Anzeige einer Mail)
Verknüpfungen in Aufgaben übernehmen: J
Bei Anlage aus einer Mail – Anhänge extrahieren: J
Verknüpfung: Alle übernehmen
Aufgabenkategorien
Auch für die gezeigten Aufgaben werden Kategorien benötigt.
1. Warenprüfung (die erste Aufgabe) abweichend vom Standard hinterlegt
LayoutID: SE05 (Standardlayout von SE für Auftragsprobleme, enthält die Anzeige der Positionen)
Einstellungen beim Erledigen – Abfrage: 2 mit Abfrage ob Aufgabe genehmigt
Einstellungen beim Erledigen – Abfragetext: „Ware zurücknehmen?“ mit dieser Einstellung erscheint automatisch das Abfragefenster mit meiner individuellen Frage
Prozessverknüpfungen verwenden: J
2. Freigabe der Gutschrift
LayoutID: SE02 (Standardlayout mit Anzeige der Mail. Den Kommentarrahmen habe ich von 951 auf 955 gesetzt, sodass die Kommentare aller Aufgaben angezeigt werden)
Einstellungen beim Erledigen – Abfrage: 2 mit Abfrage ob Aufgabe genehmigt (je nach Antwort wird für die Aufgabe Status SE0006 oder SE0007 gesetzt)
Einstellungen beim Erledigen – Abfragetext: „Gutschrift genehmigen?“
Prozessverknüpfungen verwenden: J
Eventscripts – bei Erledigung: ID0001 (Beschreibung des Scriptinhalts folgt unten)
Vorlagen
Als nächstes wird eine Prozessvorlage erstellt. Die Erstellung funktioniert genauso, wie für einen „echten“ Prozess.
Ich weise dem Prozess die entsprechende Kategorie zu und lege zwei Aufgaben mit der jeweiligen Kategorie an.
Aufgabe 1 („Überprüfung der Ware“) bleibt meinem aktiven Personal zugeordnet. So erhält immer der Ersteller des Prozesses auch diese Aufgabe.
(D.h. wenn bei einer Vorlage Ersteller im Prozess und Personal der Aufgabe identisch sind, wird dieser Zusammenhang mitgenommen)
Aufgabe 2 („Prüfung der Gutschrift“) weise ich einer abweichenden Personalnummer zu. Somit erhält diese Person immer diese Aufgabe, wenn ein solcher Prozess erstellt wird
Mailregel
Für die automatische Erstellung des Prozesses wird im Mailsystem ein Mailregel hinterlegt.
Zeitpunkt: 16 beim Verschieben in einen Ordner
Ordner: Retouren
Auszuführende Aktion – Aktion: 9 Prozess aus Vorlage anlegen
Auszuführende Aktion – Vorlage: 1 (die Vorlage, die zuvor in PAN angelegt wurde)
Mit diesen Einstellungen funktioniert der gesamte gezeigte Prozess. Alle Verknüpfungen, Übernahmen etc. sind Standardfunktionen von PAN, die über Häkchen in den Kategorien ein- und ausgeschaltet werden. Die Anzeige der Mail und der Belegpositionen geschieht über Aufgabenfelder und die entsprechenden Rahmen automatisch. Alle Einstellungen bisher können ohne jegliche Designerkenntnisse gemacht werden.
Das i-Tüpfelchen ist zum Schluss des Prozesses die automatische Anlage der Gutschrift. Dies wird über ein Eventscript gesteuert (siehe oben: Bei Erledigung der Aufgabe „Prüfung Gutschrift“)
Das Eventscript enthält
Selektion AUFG_46_6=“ID0003″ : Selektion auf diese Aufgabenkategorie, damit das Script auch für andere Funktionen genutzt werden kann.
Selektion AUFG_524_6=“SE0006″ : Selektion auf den Aufgabenstatus „Abgeschlossen und genehmigt“. Dieser wird gesetzt, wenn der Anwender die Abfrage bei Erledigung mit „Ja“ beantwortet.
Get_Rel 712: Beleg duplizieren. Die Daten des Quellbelegs kommen aus dem Aufgabenfeld AUFG_928_11 (Belegindex)
Put_rel 929: PAN Prozessverknüpfung erstellen. Hier wird der neu erstellte Beleg mit dem Prozess (Feld AUFG_20_10) verknüpft