Oft werden an der Kasse mehrere Belege gesammelt eingereicht, die aus unterschiedlichen Konten und Steuersätzen bestehen. Um diesen Sachverhalt abzubilden , ist die Funktion „Mehrere Einlagen/Entnahmen buchen“ bestens geeignet.
Nachfolgend ein Beispiel:
Der Geschäftsführer war auf Geschäftsreise und hat ein „Paket“ Quittungen eingereicht.
Das beinhaltet folgende Einzelpositionen:
- Tanken in DE mit 19% Vorsteuer
- Tanken in der Schweiz ohne Steuer
- Eine Fachzeitschrift mit 7% Vorsteuer
- Eine Bewirtung mit 19% Vorsteuer
Zunächst müssen die passenden Entnahmearten angelegt sein.
Dafür nutze ich den betreffenden Bereich in den Basisdaten des Kassensystems.
Die Entnahme- und Einlagearten werden angezeigt.
Als nächste ist die Entscheidung zu treffen, ob die Vorgänge häufig auftreten und es somit sinnvoll ist, eine spezielle Entnahmeart anzulegen oder ein allgemeine, jedoch mit dem passenden Steuerschlüssel verbundene, Entnahmeart ausreichend ist.
Zuerst ist mit [F3] oder über das Menü „Allgemein“ ➜ „Anlegen“ eine neue Art anzulegen.
Die Bezeichnung wird festgelegt.
Im Menü „Tools“ nutze ich nun die Funktion „Verbuchungsartikel für diese Art anlegen“, um automatisiert den benötigten Artikel zu erzeugen.
Hier sind Sachkonto, Steuerschlüssel und Warengruppen (im Beispiel 19%) vorzugeben.
Der automatisch erzeugte Artikel muss dann in der Entnahmeart eingetragen sein.
In gleicher Weise wird ein Artikel für 7% Angelegt (Im Beispiel Fachzeitschriften):
Und eine Entnahmeart ohne Steuer:
Beim Erfassen des Vorgangs an der Kasse übergibt der Geschäftsführer seine einzelnen Belege und erhält deren Gesamtsumme ausgezahlt.
Dafür nutze ich die Funktion „Mehrere Entnahmen erfassen und buchen“. Diese ist am einfachsten über den „Finder“ zu erreichen.
Die Erfassungsmaske wird angezeigt. In dieser können nun mehrere Entnahmen erfasst werden. Eine Suche ist möglich.
Die Entnahme ist auszuwählen und der Betrag einzutragen.
Wird kein gesondertes Konto angegeben, so erfolgt die Buchung auf das der Entnahmeart zugeordnete Konto.
Bei Bedarf könnte hier auch der Buchungstext geändert werden.
Die gesamte Entnahme stellt sich dann wie folgt dar:
Mit „Entnahmen verbuchen“ erfolgt die Übernahme und der Betrag kann ausgezahlt werden.
Ein Beleg mit Aufstellung der Einzelpositionen wird gedruckt.
In der Kassenstatistik „Entnahmen“ sind die Entnahmen ebenfalls aufgeführt.
Der Beleg ist in der Bonübersicht mit aufgeführt und kann bis zum Abschluss nochmals angezeigt und auch gedruckt werden.
Im Z-Bericht findet man auch die Entnahmen wieder:
Nach dem Abschluss des Z-Bons werden die Buchungen in die Finanzbuchhaltung übernommen.
Es erfolgen hier mehrere Buchungen.
In der Kasse selbst gibt es eine Entnahme von 279 Euro. Da der Betrag komplett in einem Vorgang übernommen wurde, muss auch auf dem Konto dieser betrag erscheinen.
Im Beispiel sind das 279 Euro.
Die Gegen-Buchung von 279 Euro erfolgt auf einem Transferkonto.
Von diesem ausgehend werden die Einzelbelege auf die entsprechenden Konten verteilt:
Auf den einzelnen Kostenkonten sind auch die Steuerbuchungen mit ersichtlich.
Hier im Beispiel sind 80 Euro ohne Steuer gebucht, 59 Euro mit Steuer führen zu einer Buchung von 49,58 Euro auf dem Konto 4530.
Die Entnahme mit 7% Vorsteuer wird ebenfalls mit Steuer auf das betreffende Konto (4940) gebucht.
Ebenso die Beispielbuchung „Bewirtungskosten“.
Hier nochmal die gesamten Buchungen in der Übersicht:
