Zunächst einige Informationen zu den grundsätzlichen rechtlichen Rahmenbedingungen
Registrierkassenpflicht für Unternehmen
Die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen gilt in Österreich seit 2016. Unternehmen/Betriebe sind zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn die jeweiligen Jahresumsätze 15.000 € und die Barumsätze 7.500 € überschreiten.
Ausnahmen sind jedoch für spezielle Unternehmensarten und sbesondere Umsätze möglich.
Ein zusätzlicher Manipulationsschutz ist seit 1.4.2017 vorgeschrieben.
Darüber hinaus ist jedes österreichische Unternehmen verpflichtet, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Kunden auszuhändigen.
Im Unterschied zu Deutschland muss der Kunde muss diesen entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens mitnehmen.
Das Unternehmen muss Durchschrift oder elektronische Abspeicherung erstellen und sieben Jahre aufbewahren.
Um die Bedingungen des Manipulationsschutzes zu erfüllen muss die Kasse/Kassensoftware folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Datenerfassungsprotokoll
- Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
- Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
- Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
- Kassenidentifikationsnummer
Allgemein empfohlen wird die Nutzung des Webservices von FinanzOnline. (Hier der direkt Link dazu: https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/)
In FinanzOnline wird ein sogenannter „Registrierkassen-Webservice-Benutzer“ angelegt und die im Portal erzeugten Zugangsdaten direkt im Kassensystem hinterlegt. Die Kasse kann dadurch, wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, alle Anmeldeschritte automatisch vornehmen.
Eine zentrale Prüfstelle oder eine Zertifizierung der Software durch eine behördliche Institution existiert nicht. Jedes Unternehmen ist selbst für die Einhaltung der Bestimmungen und die Prüfung der eingestetzen Systeme verantwortlich.
Die SoftENGINE Kasse ist in der Lage, gemäß der gesetzlichen Vorgaben zu arbeiten. Voraussetzung ist der Einsatz einer aktuellen Softwareversion und die korrekte Installation und Einrichtung des Systems.
SoftENGINE Kasse arbeitet RKSV-konform
Im Einzelnen werden folgende Punkte erfüllt:
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Der Kasse muss eine unternehmensweit eindeutige Kassenidentifikationsnummer zugeordnet werden können, die über FinanzOnline gemeldet werden muss. |
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Die Kasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit (HSM oder Chipkartenleser) verfügen. |
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Jeder Beleg muss mit einem maschinenlesbaren Code, der die Daten laut §10 Abs. 2RKS-V zu enthalten hat, versehen werden. Trainings-und Stornobuchungen haben im maschinenlesbaren Code zusätzlich die Bezeichnung „Trainingsbuchung“oder „Stornobuchung“ zu enthalten. |
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Jeder einzelne Barumsatz, sowie die nachfolgenden erklärten Monats-und Schlussbelege, werden elektronisch signiert. Dabei ist eine elektronische Signatur von der Signaturerstellungseinheit anzufordern und auf dem zugehörigen Beleg als Teil des maschinenlesbaren Codes anzudrucken. In die Signaturerstellung sind die Daten laut §9 Abs. 2RKS-V einzubeziehen. |
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Sollte keine aufrechte Verbindung zu der Signaturerstellungseinheit bestehen, muss am Beleg der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden. Nach Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit muss ein signierter Sammelbeleg mit Betrag (0) erstellt und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden. |
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Die Kasse muss einen Startbeleg, der eine Prüfung entsprechend §6Abs. 4RKS-V ermöglicht, erzeugen können. |
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Ein Datenerfassungsprotokoll (DEP), in dem jeder einzelne Barumsatz inkl. der elektronischen Signatur zu erfassen und abzuspeichern ist, ist zu führen. Dabei sind zumindest die Belegdaten gemäß § 132aAbs. 3BAO festzuhalten. |
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Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze werden laufend aufsummiert (Umsatzzähler). Trainingsbuchungen dürfen sich dabei nicht auf den Umsatzzähler auswirken. Am Monatsende ist der Zwischenstand des Umsatzzählers als Barumsatz mit Betrag Null (0) und elektronischer Signatur der Signaturerstellungseinheit (Monatsbeleg) im Datenerfassungsprotokoll zu speichern. |
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Der Umsatzzähler muss mit dem Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 verschlüsselt werden können. |
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Das Datenerfassungsprotokoll muss jederzeit entsprechend der in der RKS-V enthaltenen Detailspezifikation exportiert werden können. |
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Die Kasse muss im Falle einer planmäßigen Außerbetriebnahme der Registrierkasse einen Schlussbeleg mit Betrag Null (0) erstellen können. |
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Eine quartalsweise Sicherungsfunktion die die Daten des Datenerfassungsprotokolls inkl. dem Monatsbeleg des letzten Monats des Quartals, der die Unveränderbarkeit des gesamten Datenerfassungsprotokolls im Wege der Signatur gewährleistet, als letzten Beleg, muss zur Verfügung stehen. |
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Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann. Dabei ist zu beachten, dass dies nicht für die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die keine Barumsätze darstellen (z.B. Lieferscheine, Banküberweisungen und -einzug, durchlaufende Posten) gilt. |