Oftmals ist es in der Finanzbuchhaltung üblich, zum Jahresende die Umsatzsteuerkonten zusammen zu fassen und umzubuchen.
Die dafür angewandte Buchung könnte folgendermaßen aussehen:
Wird das mit einer solchen „normalen“ manuellen Buchung durchgeführt, entsteht dadurch ein Fehler im Prüflauf.
Fehlergrund ist dann: „UST: Steuerkonto direkt bebucht“.
Um diesen Fehler zu vermeiden, muss eine solche Umbuchung in der 13. oder 14. Periode durchgeführt werden. Diese Perioden werden in der Prüfung nicht mit berücksichtigt.
Sie können bei einer Buchung im Menü „Einstellungen“ die 13. oder 14. Periode aktivieren.
Nach dem Umschalten sehen Sie diese Einstellung im Infofenster der Buchung (rechte Seite).
Wird dies falsche Buchung nun geändert auf die 13. oder 14. Periode, ist der Prüflauf fehlerfrei.
Trotzdem kommt es häufig vor, dass vergessen wird, bei einzelnen Buchungen die Einstellung der Sonderperiode vorzunehmen.
Aus diesem Grunde ist es einfacher und sicherer, einen speziellen Stapel anzulegen, in dem alle Buchungen der Sonderperiode gebucht werden.
Legen Sie in der Stapelübersicht einen neuen Stapel an. Falls Sie die Baumstruktur verwenden, beachten Sie bitte, dass Sie einen entsprechenden Ordner markiert haben.
Die Anlage erfolgt dann mit der Taste [F3] oder über das Menü „Allgemein“.
Legen Sie so einen neuen Stapel an.
Dem Stapel kann nun direkt eine Periode zugewiesen werden. Dazu öffnen Sie im Menü „Bearbeiten“ den Menüpunkt „Buchungsverarbeitung“.
Hier können Sie nun direkt die Periode festlegen.
Führen Sie die Umbuchungen dann in diesem speziellen Stapel durch. Damit sind alle Umbuchungen automatisch in der vorgegebenen Periode (im Beispiel die 14.) korrekt zugeordnet und Prüflauffehler werden vermieden.
Achten Sie in diesem Zusammenhang auch darauf, dass bei den Konten der laufenden Umsatzsteuer kein Eröffnungsbilanzkonto eingetragen ist Das könnte unter Umständen (falls ein Saldo auf diesem Konto besteht) zu einer Saldovortragsbuchung führen, welche wiederum als Fehler vom Prüflauf bemängelt würde.
Das Konto, auf dem der Saldo der Umsatzsteuer (abzüglich Vorauszahlungen) des Jahres „gesammelt“ wurde, enthält natürlich ein Eröffnungsbilanzkonto und wird dann im Rahmen des Saldovortrags als Schuld oder Forderung mit ins neue Jahr übernommen.
Sind alle Umbuchungen der Steuerkonten erfolgt, könnte der Kontoauszug dieses Kontos zum Beispiel so aussehen:
Der Saldo (im Beispiel 633,62 € Verbindlichkeit) würde dann durch den Saldovortrag ins neue Jahr übernommen und dort ggf. nochmals umgebucht.
Hinweis:
Grund für die Erstellung dieses Artikels waren Anfragen von Finanzbuchhaltern, die eine solche Vorgehensweise bevorzugten und stellt somit ein mögliches Vorgehen dar. Wie genau in Ihrem Unternehmen gebucht werden soll, klären Sie am besten mit ihrem Steuerberater.
Ganz gleich, wie vorgegangen wird, manuelle Buchungen auf Umsatzsteuerkonten führen in jedem Fall (außer in 13. und 14. Periode) zu einem Prüflauffehler und sollten somit vermieden werden.