In jedem Unternehmen, welches eine elektronische Datenverarbeitung einsetzt (und das dürften eigentlich alle sein) muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Ohne diese Verfahrensdokumentation kann ein Prüfer unter Umständen die Bestätigung, dass die eingesetzten verfahren der GoDB entsprechen, verweigern.
SoftENGINE unterstützt die Erstellung dieser Verfahrensdokumentation auf vielfältige Weise. Zur Erstellung der Verfahrensdokumentation steht Ihnen innerhalb Ihrer ERP-Software ein entsprechendes Tool zur Verfügung. WIKI: Verfahrensdoku
Einführende, theoretische Erläuterungen zur Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation nach GoDB besteht aus folgenden Teilen:
1. Allgemeine Beschreibung
In der allgemeinen Beschreibung muss ausgeführt werden, unter welchen Rahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die relevanten IT- Systeme angewendet werden. So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird . Besonderheiten sind zu benennen.
Außerdem muss angegeben werden, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse wie etwa das Einscannen von Papierbelegen erledigt werden. Gleiches gilt für den Lagerort von Papierbelegen und den Ort ihrer Vernichtung. Darüber hinaus sollte in der allgemeinen Beschreibung dargestellt werden, in welchem Turnus Belege digitalisiert werden (täglich, wöchentlich oder monatlich), und ob bzw. welche Arbeiten von externen Dienstleistern erledigt werden.
Dieser Bestandteil muss vom Unternehmen angefertigt werden.
2. Anwenderdokumentation
In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse bei der elektronischen Buchführung inklusive der Nebensysteme beschrieben.
Darstellung des Datenwegs
Aus der Darstellung muss beispielsweise hervorgehen, ob Daten händisch eingegeben oder automatisiert aus externen Datenquellen übernommen werden. Gleiches gilt für die Prüfung der Richtigkeit der Daten: Erfolgt diese durch händische Durchsicht oder durch automatische Prüfungen und Plausibilitätschecks? Auch wie Daten ausgegeben werden, muss dargestellt werden: als Papierausdruck oder elektronisch an weitere Verarbeitungssysteme bzw. externe Stellen?
Da die Software selbst oft mehrere Möglichkeiten/Varianten bietet muss die gewählte Variante beschrieben werden. Auch Anpassungen z.B. Kalkulationen und Workflows sind hier zu beschreiben.
Regeln für den Datenaustausch
Hier muss erläutert werden, wie die Übergabe der Daten zwischen verschiedenen Systemen funktioniert und welche Regeln hierfür aufgestellt wurden.
Schnittstellenbeschreibungen
Schnittstellen zwischen den Programmen und deren genaue Funktionen und Eigenschaften sind zu beschreiben.
In diesen Bereich gehören auch die Organisationsanweisungen zum Aufbau der unternehmensinternen IT sowie die Benutzerhandbücher der verwendeten Soft- und Hardware. Dieser Bestandteil bezieht sich auf die aktuelle Online-Hilfe aber auch auf korrespondierende WIKI-Artikel. Da sich diese in ständiger Überarbeitung befinden, kann es in dem Sinne keine endgültige Version geben.
Hier unterstützt Sie SoftENGINE folgendermaßen:
- Die Anwenderdokumentation, welche im Internet zur Verfügung steht. Diese Dokumentation befindet sich in ständiger Überarbeitung und „hängt“ sozusagen der Entwicklung immer etwas hinterher. Für die Anwender und einen eventuellen Prüfer wird das auch so dargestellt.
- Um Änderungen schnell zu dokumentieren, werden Änderungen immer bei Fertigstellung im WIKI veröffentlicht. Diese sind unter den Kategorien „Programmänderungen.Jahr“ und „NEU/Geändert.Jahr.Monat“ zu finden.Beispiele:
Alle Änderungen 2020
Alle Änderungen April 2020Zusätzlich gibt es Changelogs für WEBWARE und BüroWARE, in denen alle Änderungen zusammengefasst sind:
Changelogs BüroWARE
Changelogs WEBWARE Es wird in Kürze einen speziellen „Prüfer-Zugang“ zum WIKI geben. Bei einer Prüfung erhält dadurch der Prüfer den direkten Zugang zu den Informationen. Das WIKI gehört zur Dokumentation hinzu. - Das Modul „Verfahrensdokumentation„, welches zur Erstellung und Verwaltung der unternehmensindividuellen Beschreibungen dient.
Beschreibung dazu in diesem Artikel.
3. Technische Systemdokumentation
Eingesetzte Hardware
Um den Gesamtprozess der elektronischen Buchführung zu beschreiben, ist zunächst die Darstellung der eingesetzten Hardware erforderlich.
Dazu gehören insbesondere:
– Serversysteme,
– eingesetzte Hardware an Einzelplätzen (PCs etc.),
– Hilfssysteme (z.B. Scanner zur Digitalisierung von Buchführungsunterlagen).
Wichtig ist, dass die Hardware in einen Bezug zu ihrer Verwendung innerhalb der IT-Struktur des Unternehmens gestellt wird. So sollten bei der Beschreibung eines Serversystems die darauf laufenden buchführungsrelevanten Programme und deren Funktion kurz beschrieben werden.
Dieser Bestandteil muss vom Unternehmen angefertigt werden.
Eingesetzte Software
Es müssen alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version (inkl. möglicher Updates) aufgeführt werden. Die zuvor verwendeten Versionen sollten aus einer Nutzungshistorie ersichtlich sein. Darüber hinaus sind auch individuelle Änderungen und Anpassungen an Softwarekomponenten darzustellen.
Dieser Bestandteil muss ebenfalls vom Unternehmen angefertigt werden. Sie können dafür das Modul „Verfahrenddokumentaion“ nutzen.
4. Betriebsdokumentation
Die Betriebsdokumentation stellt die Nutzungsprozesse und deren Organisation im täglichen Betrieb der buchführungsrelevanten Softwarekomponenten dar. Unbedingt enthalten muss sie insbesondere die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.
Darüber hinaus müssen die betrieblichen Prozesse im Normalbetrieb und auch im Notbetrieb beschrieben werden. Das Datensicherheits- und auch das Datensicherungskonzept soll umfassend dargestellt werden. Im Detail bedeutet dies, dass auch Regeln zur Generierung von Passwörtern (so abstrakt wie möglich) dargestellt werden müssen.
Weiterhin ist das technische Berechtigungskonzept einschließlich der Benutzerverwaltung darzulegen: Wer darf worauf und mit welcher Berechtigung (Leserechte, Schreib- und Leserechte, Löschrechte usw.) zugreifen?
Dieser Bestandteil muss ebenfalls vom Unternehmen angefertigt werden. Sie können auch hierfür das Modul „Verfahrenddokumentaion“ nutzen.
5. Internes Kontrollsystem
Die Benutzungsregeln für buchführungsrelevante IT- Strukturen müssen in einem internen Kontrollsystem (IKS) abgebildet werden, mit Hilfe dessen deren Einhaltung kontrolliert werden muss. Dass derartige Kontrollen auch tatsächlich durchgeführt werden, muss darüber hinaus auch protokolliert werden.
Das IKS muss folgende Bereiche erfassen:
- Zugangs- und Zugangsberechtigungskonzepte,
- Funktionstrennungen,
- Kontrollen der Datenerfassung und -eingabe,
- Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen bei Datennutzung über Schnittstellen hinweg im Rahmen von automatisierten Übertragungen,
- Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Verfälschung von Dokumenten (z.B. durch die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Rahmen eines DMS) und
- stichprobenweise Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen.
Die turnusmäßige Durchführung von Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen muss dokumentiert werden.
Zur Erstellung der Verfahrensdokumentation steht Ihnen innerhalb Ihrer ERP-Software ein entsprechendes Tool zur Verfügung.