Die Prüfung der Verfügbarkeit erfolgt bei der Erfassung und der Wandlung von Belegen. Diese Prüfung wird von 2 Einstellmöglichkeiten beeinflusst:
- Einstellungen in der Beleggruppe (wirken bei Wandlung)
- Einstellungen im Artikel (wirken bei bei Erfassung)
Im Artikel finden Sie die Einstellungen im Menü „Bearbeiten ➔ Optionen/Parameter ➔ Verfügbarkeit“.
In den Beleggruppen befinden siech die Einstellmöglichkeiten auf der Registerkarte 4 „Wandlung I“.
Betrachten wir die Einstellmöglichkeiten im Einzelnen.
Einstellmöglichkeit für die Erfassung – Bestandsprüfung
Grundsätzlich muss der Artikel für eine Verfügbarkeitsprüfung einem Lager zugeordnet sein. Außerdem muss die Option „Bestand verbuchen“ aktiviert sein. „Kein Negativbestand“ sollte ebenfalls aktiviert sein, wenn man sicher gehen will, keine negativen Bestände zu erhalten..
Betrachten wir die verschiedenen Einstellvarianten.
Keine Kontrolle/Prüfung ➔ es wird nicht geprüft
Mit dieser Einstellung erfolgt keine Prüfung. Der Artikel kann in einem Lieferschein erfasst werden, obwohl kein ausreichender Bestand vorhanden ist.
Wenn die Option „kein Negativbestand“ aktiviert wurde, kann der Artikel nicht erfasst werden, auch wenn die Verfügbarkeitsprüfung auf „keine Kontrolle/Prüfung“ eingestellt wurde.
Kontrolle/Prüfung physikalischer Lagerbestand ➔ es wird der „echte“ Bestand geprüft
Dabei ist bei der Variante „Kontrolle“ bei nicht ausreichendem Bestand trotzdem eine Erfassung möglich (es gibt nur eine Meldung), bei Prüfung ist keine Erfassung möglich (eine Meldung wird ebenfalls angezeigt).
Mit dieser Einstellung wird der „echte“ Lagerbestand geprüft. Ist dieser zu niedrig, erhalten Sie einen Hinweis:
Achtung: Wenn die Option „Kein Negativbestand“ nicht aktiviert ist, können Sie die Erfassung fortsetzen, da „Prüfung und Meldung“ nur eine Information darstellt.
Haben Sie statt dessen die Variante „Prüfung physikalischer Lagerbestand“ gewählt, ist die Erfassung nicht möglich.
Kontrolle/Prüfung erwarteter Bestand ➔ es wird der kalkulatorische Bestand geprüft
In den erwarteten Bestand fließen die Bestellungen mit ein. Es kann also ein Artikel im Lieferschein erfasst werden, auch wenn der echte Lagerbestand zu niedrig ist.
Auch hier gilt wieder
„Kontrolle“ = Hinweis auf zu niedrigen Bestand, Erfassung möglich
„Prüfung“ = Hinweis und Verhinderung der Erfassung bei zu niedrigem Bestand.
Ist die Option „Kein Negativbestand“ aktiviert, ist in keinem Fall ein Negativbestand möglich, also auch dann nicht, wenn die Prüfung auf „Prüfung erwarteter Bestand“ eingestellt ist. „Kein Negativbestand“ bezieht sich immer auf den echten Bestand!
Kontrolle/Prüfung sofort verfügbarer Bestand ➔ es werden Reservierungen berücksichtigt
Der physikalische Lagerbestand könnte beispielsweise durch einen Auftrag im Liefersystem reserviert sein.
Im Beispiel sind 10 Stück des Artikels vorhanden:
In der Übersicht ist jedoch nicht ersichtlich, dass diese bereits durch einen Auftrag der im Liefersystem zur Lieferung vorgesehen ist, reserviert sind.
Die Prüfungsvariante „sofort verfügbarer Bestand“ berücksichtigt diese Reservierung meldet eine Unterschreitung des sofort verfügbaren Bestandes.
Kontrolle/Prüfung dispositiv verfügbarer Bestand ➔ es wird Sicherheitsbestand berücksichtigt
Die Prüfung „dispositiv verfügbarer Bestand“ berücksichtig bei der Prüfung den Sicherheitsbestand des Artikels, der im Menü der Artikelstammdaten „Bearbeiten ➔ Optionen/Parameter ➔ Bestellwesen“ eingestellt ist.
Würde der physikalische Bestand eine Lieferung erlauben, aber die erfasste Menge den Sicherheitsbestand unterschreiten, erfolgt eine Meldung bzw. ist eine Erfassung nicht möglich.
Hinweis: Wenn diese Prüfung nicht eingestellt, aber ein Sicherheitsbestand eingetragen ist, wird trotzdem auf die Unterschreitung des Sicherheitsbestandes hingewiesen.
Einstellmöglichkeit für die Erfassung – Evidenzprüfung
Auch hier gilt wieder „Kontrolle“ verursacht einen Hinweis, aber die Erfassung ist möglich, „Prüfung“ verursacht einen Hinweis ohne Möglichkeit der Erfassung.
Evidenzprüfung – es wird geprüft, ob der Artikel im aktuellen Beleg oder im aktuellen Beleg und anderen offenen Aufträgen bereits vorhanden ist.
Ist der Artikel bereits im Beleg vorhanden erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Bei entsprechender Einstellung wird nicht nur der aktuelle Beleg, sondern es werden auch weitere offene Aufträge des aktuellen Kunden berücksichtigt.
Einstellungen für die Wandlung – in der Beleggruppe
Öffnen Sie im Designer-Menü under „Einstellungen“ die „Beleggruppen“.
Wählen Sie den gewünschten Beleg aus (in der Regel dürfte das bei der Verfügbarkeitsprüfung ein Auftrag sein).
In der Registerkarte 4 „Wandlung I“ wird gesteuert, wie geprüft wird.
Die hier eingestellt Verfügbarkeitsprüfung bei Wandlung wird bei der Anlage des Beleges in den Belegkopf eingetragen.
Hier könnte die Art der Prüfung auch geändert werden.
0 – Keine Einschränkung/Prüfung
Es erfolgt keine Prüfung der Verfügbarkeit. Ist ein Artikel jedoch auf „Kein Negativbestand“ eingestellt, kann diese Position nicht gewandelt werden.
1 – Wandlung nur komplett
Hier ist eine Wandlung (unabhängig von der Verfügbarkeit) nur möglich, wenn der Beleg komplett gewandelt wird.
Bei einer Teilwandlung erhalten Sie einen Hinweis, die Wandlung selbst wird abgebrochen.
2 – Wandlung nur komplett/verfügbar
Die Wandlung ist möglich, wenn die Artikel aller Positionen verfügbar sind, also einen ausreichenden echten Lagerbestand aufweisen.
Dabei kann ggf. doch eine Wandlung ausgeführt und lediglich ein Hinweis angezeigt werden.
Für dieses Verhalten ist das Zugriffsrecht „WANDLUNG,014 – Bei Verfügbarkeitsprüfung nur Hinweis aber Wandlung möglich“ verantwortlich.
ZGR aktiv:
Beleg wird trotzdem gewandelt.
Über ein Zugriffsrecht kann eine Möglichkeit zum Abbruch der Wandlung aktiviert werden.
„WANDLUNG,060 – Bei Warnhinweis innerhalb Wandlung Abbruch zulassen“ muss dafür aktiv sein.
Bei aktiviertem Zugriffsrecht erscheint dann folgender Warnhinweis:
ZGR „WANDLUNG,014 – Bei Verfügbarkeitsprüfung nur Hinweis aber Wandlung möglich“ deaktiviert:
Beleg wird nicht gewandelt.
Diese Zugriffsrechte greifen auch bei den anderen Verfügbarkeitsprüfungen.
3 – Komplette oder Teillieferung, wenn verfügbar
Die Wandlung ist möglich, wenn die Artikel aller oder einzelner Positionen verfügbar sind.
Dabei kann auch eine Teillieferung ausgeführt werden.
Hier kann die Funktion „Einzelne Positionen umwandeln in…“ angewandt werden.
Es werden dann die Positionen zur Auswahl und Wandlung angeboten.
In diesem Zusammenhang greift ebenfalls ein Zugriffsrecht, welches die Tabelle zur Teilwandlung beeinflusst.
ZGR „BELUMT, 078 – Belegumwandlung/Spezial – Teilübernahme Bei Teilwandlung Verfügbarkeitsprüfung bereits bei Tabellenaufbereitung“
Ist dieses Zugriffsrecht deaktiviert, werden alle, auch die nicht verfügbaren Positionen, in der Wandlungstabelle angezeigt:
Bei aktiviertem Zugriffsrecht sind nur die verfügbaren Positionen in der Tabelle enthalten:
4 – Nur komplette Lieferung, wenn sofort verfügbar
Mit dieser Verfügbarkeitsprüfung kann der Beleg gewandelt werden, wenn für alle Positionen die Artikel sofort lieferbar sind. Die Prüfung berücksichtigt also den physischen (echten) Bestand abzüglich der Mengen, die sich bereits im Liefersystem in noch nicht gewandelten Aufträgen befinden.
Im Beispiel ist der Bestand eigentlich ausreichend:
Es befinden sich aber Artikel im Liefervorschlag:
Mit der Einstellung „4 – Nur komplette Lieferung, wenn sofort verfügbar“ werden diese berücksichtig und der Beleg kann nicht gewandelt werden.
5 – Nur komplette Lieferung, wenn dispositiv verfügbar
In diesem Falle wird der Sicherheitsbestand (Artikelstammdaten ➜ Bearbeiten ➜ Optionen/Parameter ➜ Bestellwesen) mit in der Prüfung berücksichtigt.
Obwohl der physische Lagerbestand ausreichend wäre, kann keine Wandlung erfolgen, wenn der Sicherheitsbestand einbezogen wird (im Beispiel 10 Stück).
6 – Komplette oder Teillieferung, wenn sofort verfügbar
Mit dieser Verfügbarkeitsprüfung kann der Beleg gewandelt werden, wenn für mindestens eine Position sofort lieferbar ist. Die Prüfung berücksichtigt also den physischen (echten) Bestand abzüglich der Mengen, die sich bereits im Liefersystem in noch nicht gewandelten Aufträgen befinden.
7 – Komplette oder Teillieferung, wenn dispositiv verfügbar
In diesem Falle wird wieder der Sicherheitsbestand (Artikelstammdaten ➜ Bearbeiten ➜ Optionen/Parameter ➜ Bestellwesen) mit in der Prüfung berücksichtigt.
Der Beleg kann im Unterschied zu Einstellung „5“ auch als Teillieferung gewandelt werden, wenn unter Berücksichtigung der Sicherheitsbestände für mindestens eine Position ausreichen Bestand vorhanden ist.
Einstellmöglichkeit für die Wandlung in den Kundenstammdaten
In den Einstellungen der Kunden können Sie die gleichen Verfügbarkeitsprüfungen einstellen, wie im Beleg.
Sie finden diese Einstellungen im Menü „Bearbeiten ➜ Optionen/Parameter ➜ Eigenschaften Belegerfassung“.
Dabei ist die Einstellung im Kunden die entscheidende.
Ist beim Kunde eine andere Einstellung getroffen, als „0“, überschreibt diese Einstellung die Einstellung der Beleggruppe im Belegkopf.
Dort könnte sie jedoch nochmal geändert werden.