Unter bestimmten Umständen müssen Rechnungen im „alten“ Jahr gebucht werden, die Vorsteuer darf aber erst im Folgejahr berücksichtigt werden.
Ein Beispiel dafür ist, wenn die Rechnung zwar ein Datum 30.12. aufweist, aber erst im Januar eingeht.
In diesem Falle können Sie in WEBWARE und BüroWARE eine vorbereitete Funktion nutzen, welche diese Buchungen automatisch für Sie erzeugt.
Dafür sind die im Folgenden beschriebenen Einstellungen und Arbeitsschritte nötig:
Einstellungen vornehmen
Um die Buchungen der Vorsteuer erzeugen zu können, muss in den Stammdaten der betreffenden Steuerschlüssel (im Regelfall die Steuerschlüssel 9 und 8) ein Konto für die Abgrenzung der Steuer eingetragen sein.
Öffnen Sie dazu die Basisdaten der Finanzbuchhaltung und dort die Steuerschlüssel.
Öffnen Sie den betreffenden Steuerschlüssel – im Beispiel „9“ – Vorsteuer voller Satz (19%)
Hier Öffnen Sie zur Bearbeitung den aktuellen Zeitraum.
Im Menüpunkt „Bearbeiten“ finden Sie den Eintrag „Abgrenzung“.
Hier kann ein Konto für die Abgrenzung des Steuerbetrages eingetragen werden.
Wählen Sie ein Konto aus. Sie können dafür in der Kontenliste einfach nach „Folge“ suchen.
Passen Sie nun ggf. in der gleichen Weise auch den Steuerschlüssel für die ermäßigte Steuer (Steuerschlüssel 8) an.
Prüfen Sie, ob das Konto für die „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“ einen Eintrag für das Saldenvortragskonto besitzt und tragen Sie dieses ggf. ein.
Das ist notwendig, damit der Saldo auch in das Folgejahr übernommen wird.
Diese Einstellung finden Sie im Menü „Bearbeiten“ bei „Kontenfunktion“.
Weitere Voreinstellungen sind nicht notwendig.
Buchen der Eingangsrechnung
Wechseln Sie in das Vorjahr (falls bereits der Jahreswechsel durchgeführt wurde).
Buchen Sie wie gewohnt die Eingangsrechnung.
Die Zusatzmaske „OP-Daten“ sollte automatisch geöffnet werden.
Tragen Sie hier bei „OP-Status“ ein „V“ ein.
Sollte die Maske nicht automatisch geöffnet werden, können Sie (dazu muss der Cursor im Feld „Belegnummer“ stehen) mit der Taste [F7] diese Maske manuell öffnen.
Schließen Sie nun die Buchung normal ab.
Der Buchungssatz wird zunächst wie üblich gebucht. Die Vorsteuer „landet“ auf dem „normalen“ Vorsteuerkonto.
Die Umbuchung der Steuer aller mit „V“ gekennzeichneten Eingangsrechungen auf das Abgrenzungskonto kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden.
Erstellen einer neuen Buchung mit [F3]
Erstellen Sie mittels der taste [F3] „Allgemein“ – „Neu“ eine neue Buchung.
Wählen Sie hier auf der Registerkarte „5 Buchungsläufe“ den Eintrag „Vorsteuerabgrenzung Folgejahr“ aus.
Sie erhalten dann eine Übersicht aller betreffenden Buchungen.
Buchungslauf direkt starten
Das gleiche Ergebnis erreichen Sie auch, wenn Sie im Menü „Tools“, Unterpunkt „Buchungen erstellen“ den Eintrag „Vorsteuerabgrentzung Folgejahr“ starten.
Einen Buchungsstapel mit Funktion anlegen
Wenn Sie jedes Jahr wieder diese Vorgänge ausführen müssen, lohnt es sich vielleicht, direkt einen Buchungsstapel dafür anzulegen.
Dort finden Sie im Menü „Bearbeiten“ die Möglichkeit, eine Buchungsverarbeitung festzulegen.
Wählen Sie hier die Verarbeitungsart „202“.
Beim Starten des Stapels wird dann die Funktion ausgeführt.
Egal welche Variante Sie wählen, es wird immer die gleiche Funktion gestartet – Sie erhalten eine Übersicht aller betreffenden Rechnungen, welche Sie ggf. über „Bearbeiten“ noch verändern können.
Markieren Sie dann mit der [+]-Taste die Belege, welche verbucht werden sollen. Markierte Belege erkennen Sie an dem ✔ Zeichen.
Durch Klick auf den Button „Buchungen erstellen“ oder Drücken der Taste [F9] werden die Buchungen erstellt.
Zuvor erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung.
Die erzeugten Buchungen können Sie auf den beteiligten Konten nachvollziehen.
Saldenvortrag ausführen
Wechseln Sie wieder in das aktuelle Jahr.
Führen Sie nun den Saldenvortrag aus.
Normalerweise werden am Anfang des Jahres nur die OPs sowie Bank- und Kassenkonten vorgetragen. Diese Funktion kann man sich mit einem kleinen Trick zunutze machen, indem auch das Konto „Vorsteuer abziehbar im Folgejahr“ auf die Kontenart „Bankkonto“ eingestellt wird. Damit kann der Vortrag ausgeführt werden, ohne dass alle noch zu bearbeitenden Sachkonten mit vorgetragen werden.
Ergebnis der Saldenvortragsbuchungen:
Auflösung des Abgrenzungskontos
Es muss nun noch eine Umbuchung des Saldos auf das Konto „Vorsteuer“ erfolgen. Das Abgrenzungs-Konto muss nach der Umbuchung wieder „0“ sein.
Die Umbuchung selbst muss manuell erzeugt werden, da – wenn die Umbuchungsfunktion genutzt würde – die Buchung das Kennzeichen „Saldenvortrag“ (5) erhält und dadurch nicht auf der Umsatzsteuervoranmeldung erscheint.
Führen Sie die manuelle Umbuchung folgendermaßen durch:
