Die SoftENGINE-Kasse verfügt über eine Funktion „Safe„.
Dieser Artikel erläutert, mit welchem Ziel und wie diese Funktion eingesetzt wird.
An der Kasse geht man grundsätzlich davon aus, dass beim Kassenabschluss abgeschöpftes Geld (also der gesamte Kassenbestand oder ein Teil davon) auf einem Bankkonto eingezahlt wird.
Die Finanzbuchhaltungsbuchung dazu lautet (Beispiel SKR03): 1360:Transferkonto (S) an 1000:Kasse (H)
Dabei erhöht sich der Bestand auf dem Transferkonto und der Bestand in der Kasse vermindert sich entsprechend. Wird diese Buchung dann auf dem Kontoauszug der Bank ausgewiesen, erfolgt folgende Buchung: 1200:Bank (S) an 1360:Transferkonto (H)
Dabei vermindert sich der Saldo des Transferkonto und der Banksaldo erhöht sich. Das Transferkonto sollte wieder einen „Null-Bestand“ aufweisen.
In der Praxis kann natürlich in der Zwischenzeit bereits eine weitere Abschöpfung erfolgt sein und sich der Saldo auf dem Transferkonto wieder ändern. Grundsätzlich sollte auf dem Transferkonto einer Erhöhung (durch Kassenabschöpfung) immer eine Verminderung (durch Bankbuchung) entgegenstehen.
Oft wird in einem Unternehmen der Kassenbestand beim Beenden der Kasse ganz oder teilweise abgeschöpft aber nicht in der Bank einbezahlt. Statt dessen verfügt das Unternehmen über einen Safe, in dem das Geld bis zur Bankeinzahlung aufbewahrt wird.
Diesen Vorgang stellt die „Safe“ Funktion in der SoftENGINE-Kasse nach.
Folgende Einstellungen müssen Sie dafür vornehmen:
Da die Einstellung pro Kasse unterschiedlich sein kann, öffnen Sie die Kassenstammdaten und wechseln dort über das Menü „Bearbeiten“ zu den Einstellungen für den „Safe“.
Hier finden Sie folgende Einstellungen:
Aktivieren (1) Sie hier die Verwendung des Safes.
Erstellen Sie ein Sachkonto der Finanzbuchhaltung und ordnen Sie es hier (2) zu.
Dieses Konto sollte wie ein Transferkonto (z.B. 1360 im SKR03) oder Bankkonto eingestellt sein.
Da jeder Vorgang an der Kasse einen Artikel benötigt, muss dieser hier (3) festgelegt werden.
Wenn bei Safe Vorgängen ein Beleg gedruckt werden soll, aktivieren Sie hier (4) diese Funktion.
Im Falle, dass gedruckt wird, lassen sie und diesem Bereich (5) die Einstellungen für den Druck vorgeben.
An dieser Stelle (6) sehen Sie den aktuellen Bestand im Safe.
So arbeiten Sie mit dem Safe (und so erfolgen die Buchungen)…
Beim Kassenabschluss finden Sie die Felder, in welche der in der Kasse verbleibende Betrag (Vortrag Wechselgeld) und der Betrag eingetragen wird, welcher in den Safe gelegt wird.
Im Abschlussbildschirm sehen Sie diese Beträge nochmals in der Übersicht.
Bei der Verbuchung des Z-Bons wird nun die Abschöpfung nicht mehr auf das Transferkonto, sondern auf das „Safe“-Konto gebucht.
Im Beispiel sind das 3480,00 Euro. 100 Euro verbleiben als Wechselgeldbestand in der Kasse.
Beim neuen Kassenstart werden dann die verbleibenden 100 Euro Wechselgeld vorgegeben:
Die Funktion „Safe abschöpfen“ wird dann eingesetzt, um Geld aus dem Safe zu entnehmen und auf dem Bankkonto einzuzahlen.
Das Geld „landet“ also nicht wieder in der Kasse und wird auch nicht aus der Kasse entnommen. Die Funktion bewirkt eine Abbuchung vom Finanzbuchhaltungskonto „Safe“ auf das reguläre Kassentransferkonto.
Dabei geben Sie an, wieviel Geld aus dem Safe entnommen und in der Bank eingezahlt werden soll.
Im Beispiel lässt sich erkennen, dass der Safebestand aktuell 3480 Euro beträgt.
1000 Euro sollen in der Bank eingezahlt werden. Dies 1000 Euro werden beim Zählen nicht mit aufgeführt (denn sie sind ja bereits „auf dem Weg zu Bank“).
Beim Abschluss wird eine Buchung 1360: Transferkonto an 1230:Safe erzeugt.
Auf dem Konto 1230:Safe befindet sich jetzt noch ein Bestand von 2480 Euro + 698 Euro erneute Übernahme in den Safe bei Kassenabschluss.
Insgesamt im Beispiel also 3178 Euro.
Dieser wird dann bei einem weiteren , also dem Entnehmen von Geld für die Bankeinzahlung, angezeigt:
Wichtiger Hinweis: Entnehmen Sie dem Safe kein Geld für normale Ausgaben (z.B. Tanken, Porto, Bewirtung etc.) der Safe dient der Aufbewahrung von Geld, welches sich theoretisch in der Kasse befinden müsste aber eben nicht dort, sondern im Safe aufbewahrt wird.
Alternativ müssen Sie nicht die Funktion „Safe“ sondern eine eigene Kasse (z.B. eine sog. „Portokasse“ mit Kassenbuch) führen. In einem solchen Fall nutzen Sie die Entnahmen/Einlagen-Funktion der SoftENGINE Kasse und verbinden diese mit dem betreffenden Sachkonto.